Tu fais certainement déjà parti de listes de diffusion, mais sais-tu comment elles fonctionnent ? Sais-tu comment t'en désinscrire si tu le souhaites ? Sais-tu en créer et en modérer une ? Toutes les réponses dans cette page.

Généralités

A noter que cette page ne concerne que les listes de diffusion gèrées par un système nommé "mailman", essentiellement pour les communautés UE, Tabagn's et Prom's. Il existe d'autres systèmes de distribution de mail tels que Google Groups (pour des usages particuliers) et le système ne newsletter de la Soce.

Sais-tu as quelles listes de diffusion tu es inscrit ? Si non, vas le découvrir sur la page de gestion des listes de diffusion.

Comment modérer une liste de diffusion ?

Pour les listes qui sont sujettes à modération (telles que les listes indiquées dans le paragraphe "Listes principales"), à chaque fois que vous aurez un mail à modérer, un mail vous sera automatiquement envoyé.

Tout d'abord il faut vous rendre sur l'interface de modération, qui se trouve sur le portail Gadz.org, en suivant le lien “Listes de diffusion” dans la colonne gauche (dans “Services”) ou directement https://www.gadz.org/lists. Vous trouverez à cet endroit les listes de diffusion auxquelles vous êtes inscrits et celles dont vous êtes modérateurs. Les listes que vous modérez ont une clé en regard : Image Removed 

A chaque fois que quelqu'un écrira à votre liste, le mail arrivera sur cet interface. A ce moment là, 3 options : le valider, le refuser (vous pouvez laisser un commentaire), ou le classer en spam.

Alors quels sont les mails que vous devez systématiquement refuser ? Quels sont les critères obligatoires à vérifier ? Le mail doit être refuser Sommaire

0/ Généralités

NB: Pourquoi "Gadzariques" : parce que les LD/ML évoquées ci-dessous sont celles héritées de l'ancienne plateforme www.gadz.org qui étaient destinées aux Gadzarts
Il existe par ailleurs un équivalent "Sociétaire" géré sur le site Soce (Voir la section "Site Soce" : page à rédiger ) 

0.1/ Définitions

0.1.1/ Liste de Diffusion ou Liste de Distribution (LD) / Mailing List (ML)

(Merci Wikipedia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_diffusion )

Une liste de diffusion1 ou liste de distribution (mailing list en anglais, abrégée en ML) est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits. Celle-ci est gérée par un logiciel adéquat installé sur un serveur. On différencie les listes d'annonces destinées à envoyer des informations aux abonnés sans retour de leur part, des listes de discussions où toute personne inscrite peut envoyer un message ou y répondre.

Une Liste de Diffusion se présente donc sous la forme anodine d'une adresse courriel, mais permet d'écrire d'un seul coup à plusieurs voire À PLUSIEURS MILLIERS DE PERSONNES

C'EST DONC UN OUTIL EXTRÊMEMENT PUISSANT MAIS AUSSI EXTRÊMEMENT DANGEREUX POUR LES SERVEURS MAILS AINSI QUE LA RÉPUTATION NUMÉRIQUE DE GADZ.ORG

0.1.2/ Courrier électronique / courriel / email / mail / emel / mel / electronic mail 

(Merci Wikipedia = https://fr.wikipedia.org/wiki/Courrier_%C3%A9lectronique )

Le courrier électronique, courriel, e-mail, mail est une méthode de transmission de messages écrits et de documents envoyés électroniquement via un réseau informatique (principalement Internet) dans la boîte aux lettres électronique d’un destinataire choisi par l’émetteur.

0.1.3/ Publipostage

(Merci Wikipedia = https://fr.wikipedia.org/wiki/Publipostage )

"Le publipostage (ou mailing) est la technique légale de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. Cette forme de promotion est fréquente dans la vente par correspondance.

Des entreprises sont spécialisées dans le routage par voie postale. L’essor d’Internet et la diffusion des logiciels de publipostage ont facilité le développement des envois en nombre par voie électronique.

Le terme publipostage désigne aussi une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre-type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects. Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres personnalisées qu’il y a de clients enregistrés dans le fichier (cf. infra éléments d’un publipostage)."

Cette définition se rapporte principalement au publipostage non électronique, mais elle me parait intéressante car elle fait apparaître clairement plusieurs notions :

• Les notions de marketing / promotion d'un produit / vente par correspondance qui doit faire sonner des cloches au doux nom de SPAM ou POURRIEL dans ton esprit
• La notion de routage qui implique que quelqu'un, quelque part gère, pour chaque adresse de LD/ML une liste d'adresses à qui doit être distribué le courriel
• La notion de traitement de texte et de mise en forme du courriel qui renvoie aux différents logiciels permettant de faire du "publipostage électronique"

0.1.4/ Blacklistage

Wikitionary : https://fr.wiktionary.org/wiki/blacklistage 

0.1.5/ Modération

Quand on parle de LD/ML, comme pour un forum, on va parler de Modération faite par un "Modérateur", autrement dit certains actions seront soumises à la Validation par un personne en charge.
Cela concerne surtout deux types d'action :

• L'inscription d'une personne sur une Liste de Distribution et bien entendu le "rôle" de cette personne (Membre, Gestionnaire ou Propriétaire, selon le Vocabulaire Google en Version Française)
• l'envoi d'un mail à cette même Liste de Distribution

0.2/ Risques liés à l'utilisation des LD / ML

0.2.1/ De la Liste de Distribution au SPAM, il n'y a qu'un pas et il est parfois tout petit

Comme évoqué en 0.1.3/, les SPAMs / Pourriels sont une des plaies d'internet et la plupart des acteurs majeurs tentent de lutter contre.

Comme vu au chapitre emails, gadz.org utilise le principe de redirection d'adresse qui est aussi souvent détourné par les hackers/spammeurs dans des campagnes mondiales de physhing

L'information de quels serveurs envoient quels mails à quels serveurs est encapsulée dans chacun des mails que nous envoyons

la plupart des FAI et autres Fournisseurs de Services Mails (Microsoft, Yahoo, ...) ont développé des algorithmes qui permettent de détecter rapidement les serveurs qui SPAMMENT en envoyant simultanément plusieurs milliers de mails

Le risque majeur n'est donc pas que votre adresse mail soit blacklistée mais que les serveurs mails gadz.org soient blacklistés par un ou plusieurs FAI ou FSM

Ce qui aurait pour conséquence que tous les mails envoyés via nos serveurs seraient au mieux classés en SPAM et au pire tout simplement rejetés par un ou plusieurs FAI ou FSM

0.2.2/ Mettre à genoux un Serveur Mail

Je ne suis pas un spécialiste des serveurs mails, mais je me suis fais un petit calcul :

les serveurs mails gadz.org gèrent un ordre de grandeur de 100K mails par jour avec une taille moyenne de 100Ko par mail

ça nous donne 100Kmails x 100Ko / 24h x 60m x 60s = 116Ko/seconde en moyenne

Si tu envoies un mail avec une pièce jointe de 10Mo (Elle n'est pas grosse la PJ, hein? La moindre phot's sur un SmartBlairo fait 10Mo) à ta Prom's de 150, ça donne

10 x 1024Ko x 150 = une charge instantanée de 1.536.000 Ko/s soit 13.411 fois la charge moyenne traitée par le serveur

Et je ne te parle pas d'une vidéo de plusieurs GigaOctets envoyée sur une ML de plus de 10.000 personnes

Alors, bon, je suppose que les Serveurs Mails ont des systèmes de stockage temporaire pour pouvoir lisser la charge, mais, en bon gadz,  essaye d'imaginer une voiture qui passe de 10km/h à 134.110km/h en instantané et tu comprendras le problème.
C'est un coup à mettre nos serveurs mails gadz.org
ET
Si on suppose que, par exemple 10% ont des adresses de redirections chez Microsoft, à nous (la communauté entière) faire blacklister par MS ou tout autre FAI

0.2.3/ En conclusion

Compte-tenu des risques évoqués ci dessus, tu comprendras bien que gadz.org met un point d'honneur à faire la chasse à tout ce qui peut ressembler de près ou de loin à du SPAM

Et à prendre les contre-mesures qui s'imposent contre ceux qui ne respecteront pas les règles de base et CGU de gadz.org

Pour l'instant faute de mieux : https://www.gadz.org/CGU/CGU

Pour ceux qui veulent en savoir encore plus : un ep's de lecture : http://news.gadz.org/News/Article-2012-08-29-GadzorgVSSpam 

1/ Caractéristiques des Listes de Diffusion

Voir page détaillée : Caractéristiques des Listes de Diffusion

2 / S'inscrire - se désinscrire

2.1/ Via emails.gadz.org

2.1.1/ Pré-requis

Pour pouvoir accèder aux Listes de Diffusion gadz.org, il faut :

• Être Gadzarts
• Aller sur le site www.soce.fr (voir Le portail "Soce" )
• s'y connecter (  Voir Comment te connecter ? (Et éventuellement changer ton mot de passe ) )
• Cliquer sur le menu Listes de Diffusion 
  dans la barre des menus à gauche
  ou
  celui qui est planqué dans le sous-menu dans le bouton avec la petite flèche vers le bas  entre ton nom et le bouton BUREAU

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Tu n'as pas de petite roue dentée à côté du bouton BUREAU car tu n'es pas Administrateur

Ce qui devrait t'amener là

2.1.2/ L'écran de base de la liste des Listes de Diffusion : https://emails.gadz.org/mailinglists 

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2.1.2.1/ En haut :

Les boutons Emails, Liste de Diffusion et votre prénom qui te permet de basculer d'un menu à l'autre
Tu n'as pas les boutons entre Listes de Diffusion(s) et Ton Prénom car tu n'es pas Administrateur (moi si)

En dessous

Un gros Pavé gris lui même séparé en deux pavés avec pleins de pavés à l'intérieur

2.1.2.2/ Pavé du bas : Autres Listes : = S'inscrire

En toute logique, tu dois AU MONS être inscrit(e) sur ta ML de Prom's (Sauf si tes DDPs t'ont mis "Hors ML")

Ensuite, tout va dépendre de si tu es PG, JP, Archi, dans quel Tabagn's/Boquette, de l'âge du capitaine et de tes envies

Tu peux t'inscrire en cliquant sur le petit bonhomme vert (yeurk) qui est à l'extrémité droite de chaque sous-sous-pavé de ML

Note Personnelle : Listes tbk.tbk et communication.tbk  avec tbk = an, bo, ch, cl, ... 

Chacun est libre de s'inscrire à ces 16 listes.Normalement, 
tbk.tbk est "réservé" aux PGs présents sur le Tabagn's (à la rigueur les P3)
communication.tbk est "réservé" aux PGs/Archis qui ont quitté le Tabagn's
Mais comme il n'y a pas de modération d'inscription, chacun fait ce qu'il veut
ARCHIS : Personnellement, je pense que c'est une bonne idée de foutre la paix aux conscrits et en tant qu'Archi je ne suis que sur communication.cl (c'est toi qui vois)

ANCIENS : ça serait sympa d'avoir des news au moins une fois par trimestre sur les  communication.tbk, non ? (Boquette fait un truc très sympa)

2.1.2.2/ Pavé du haut : Listes auxquelles je suis inscrit(e) : = Se désinscrire

Déjà, pour chaque ML, tu as : (par exemple sur cl184)
1 : son nom
2 : l'adresse mail à laquelle lui écrire
3 : un descriptif court
4 : les règles de base pour s'y inscrire et le nombre de personnes inscrites
5 : un petit bonhomme rouge si tu veux te désinscrire 

Par ailleurs si tu cliques sur le nom d'une liste de Diffusion, tu vas arriver sur un écran de ce type

2.1.3/ Écran type pour une liste de Diffusion

Par exemple, pour communication.cl

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NB: Les membres inscrits avec une adresse @gadz.org ne sont pas listés directement pour ne pas encombrer l'écran.
Si tu veux savoir qui est dessus, cf Les Listes de Diffusion gadz.org?
Par contre, ceux qui n'ont pas d'adresse gadz.org sont listés nominativement. 

Je pense que ça se passe de commentaires. si vous avez des questions, merci de laisser un commentaire en bas de cette page
(en mode connecté, c'est plus sympa quand je sais qui pose la question)

2.1.3.1/ Qui est dans la Liste de Diffusion ?

Pour chercher quelqu'un en particulier, tape son prénom ou son nom et "ENTER"

Pour avoir la liste complète des adresses en @gadz.org, il suffit de faire une recherche avec @ dans le même champ
(Merci de ne pas faire trop mumuse avec les listes à + de 1000 inscrits) 

3/ Critères de modération pour les listes tbk.tbk et communication.tbk

Pour les listes communication.tbk et tbk.tbk, le mail doit être refusé quand :

• il contient des propos à caractère injurieux, racial, xénophobe, et/ou obscène
• il contient une pièce jointe de taille supérieure à 50Ko
• il est à caractère commercial (publicité, incitation à l'achat)
• il encourage la participation à un concours dans lequel des informations personnelles sont demandées (cf page page Spams - Flood - Publicité - Concours & Jeux)
• il ne respecte pas les droits de propriété intellectuelle
• il n'est pas conforme au code des douanes (par exemple, vente de grosse quantité de tabac ou alcool venant de l'étranger)
• et de manière générale tout contenu susceptible d'être contraire aux aux CGU de Gadz.org ou  ou à la loi

...

Il vous est demandé

...

de signaler impérativement tout envoi qui serait contraire à la loi ou tout envoi abusif

...

 en transmettant le mail de modération à [email protected]

D'autres critères de modération peuvent ensuite être ajoutés, en fonction de la liste de diffusion, de sa fonction, de sa taille, et :

...

Pour les listes TBK, les mails doivent avoir une valeur ajoutée pour la conversation en cours. Ce point est laissé à l'appréciation personnelle du modérateur, mais est particulièrement important, car il correspond à un grand nombre de mails envoyés sur les listes. Il faut comprendre qu'à chaque fois que quelqu'un envoie un mail, en fait il envoie environ autant de mails qu'il y a de personnes dans la liste, +30% environ (correspond aux redirections). Du coup, cela peut faire plusieurs centaines de mails pour un simple "ok", "j'ai compris", ou autre message inutile.

...

 Les listes de diffusions TBK n'étant pas des forums de discussions ou des réseaux sociaux, ce genre de message inutile n'y est pas acceptés.

...

Pour ce qui est des règles de modération de ces listes, elles sont très simple : UNIQUEMENT des mails d'information vers les archis sont autorisés. Ce ne sont pas des listes pour des discussions, des débats ou autre, il ne s'agit juste que de l'info envoyée aux archis. Du coup vous devez bloquer tous les mails provenant de personnes tierces (même les réponses aux mails d

...

Listes principales

Voici une description des principales listes

...

'

...

info

...

)

...

Listes de centres

Les listes de centres sont décrites dans la page des listes de centres du catalogue des services.

La documentation concernant l'administration de ces listes non encore disponible.

Listes de promotions

Les promotions ont à disposition une liste de distribution <tbk><[email protected] (exemple : [email protected]).

Cette section est en cours de finalisation.

...

• seuls les inscrits à la liste de prom's peuvent écrire à la liste (et recevoir les messages envoyés)
• les listes de prom's sont réservées au membre de la prom's.
  En particulier, il n'est pas possible d'ajouter une adresses de boul's à une liste de prom's en tant qu'adresse non modérée.
  
  • Pour écrire à une liste de prom's sans être inscrit à celle-ci, il faut faire diffuser l'information par un membre de la liste de prom's
    
  • Une autre possibilité (pour les promos de PG en Tabagn's) est d'utiliser les listes internes de TBK.
    
• les membres de la liste peuvent écrire depuis n'importe qu'elle adresse de redirection de leur profile gadz.org (redirection active ou non)
• par défaut, les listes de promotions n'acceptent que les messages dont la taille est inférieure à 3Mo.
• les listes de promotions ne sont pas modérées (car réservée aux membres de la prom's) et il n'y a pas par défaut de membre de la liste qui soit modérateur. L'utilisateur admin central des listes de distributions ne doit pas être utilisé pour modèrer les messages.
  
• pour demander l'ajout ou le retrait d'un membre d'une liste de prom's, il faut ouvrir un ticket de support par mail à [email protected].
  

Listes de Délégués de Promotion

Les Délégués de Promotion (DDP) ont tous à disposition une liste de diffusion ddp.<tbk>.<promo>@gadz.org (exemple : [email protected])

Pour créer les listes ou modifier les DDP inscrits, suite à une élection dans la promotion, il suffit d'envoyer un mail à [email protected] avec :

• la liste des DDP à retirer de la liste (si modification uniquement)
• la liste des DDP à rajouter à la liste (si modification ou création)

Les listes de diffusion DDP ne sont soumises qu'à une règle particulière :

il est strictement interdit d'envoyer un mail à plus de 8 listes DDP.

La plupart des mails envoyés sur ces listes sont destinées à une rediffusion dans la promotion respective, ce qui multiplie en moyenne par 150 le nombre de mails envoyés, et dégrade fortement nos serveurs (cf la rubrique Spam - Flood - Publicité - Concours).

Si une communication concernant plusieurs promotions est nécessaire, le bureau DP et l'équipe communication de la SOCE sont là pour fournir les outils adéquats, respectueux de nos services informatiques et de la loi.

Les listes des Groupes Régionaux et Professionnels

Le portail SOCE propose un système de mailing de masse à l'attention des responsables de Groupes Régionaux et Professionnels. Ils ont accès à une interface spécifique pour gérer l'envoi de messages aux membres de leurs groupes respectifs.

Dès qu'un camarade s'inscrit à l'un des groupes, son adresse mail est rajoutée dans le système. Après validation par un permanent de la Soce, il recevra les mails de son nouveau groupe, lui permettant ainsi de se tenir informer des dernières actualités et de s'inscrire aux différentes manifestations du groupe.

On vous rappelle que pour visualiser / gérer ses inscriptions aux groupes régionaux / professionnels, il faut se rendre sur sa fiche profil, puis dans l'onglet "Groupes et divers".

En cas de problème, contactez directement Nicole Caffart du service relations sociétaires de la Soce.

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