...
En synthèse, je te propose donc de :
- récupérer et faire une copie dans ton Drive (ou Drive de Prom's) du le Google Sheet : 000_DDP_TBK999 <- Ctrl+Clic ICI
- MERCI D'EN FAIRE UNE COPIE DANS TON DRIVE PERSO (ou Drive de Prom's)
- [ Menu : Fichier / Créer une copie | refermer l'original | renommer la copie ]
- le renseigner avec les infos pour ta Promo
- Date d'élection
- Anciens DDPs = Ceux indiqués sur la page d'accueil de votre Groupe Soce Promo avec leurs fonctions
- Nouveaux DDPs = Ceux qui viennent d'être élus
- En séparant ceux qui ne sont plus DDPs, les "Conservés" et les Nouveaux
- et envoyer soit le lien soit un download Excel du fichier à [email protected]
...
Il est envisagé à terme de fusionner les MLs de Prom's et les NLs Soce.
PRÉVOIR DE RENVOYER SUR PAGES MODERATION ET/OU ADMINISTRATION DE GOOGLE GROUP ( À RÉDIGER)AIDE : Listes de Diffusion : Aide Admins
3.3/ L'adresse [email protected]
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Échange de Thuyss sur Parrainage et autres VDP / WDP ?
4/ Ce que Gadz.org
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vous demande (vos devoirs en quelque sorte)
4.1/ Tenir à jour votre liste de DDPs et vos coordonnées
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C'est vrai pour tout le monde mais ça l'est encore plus pour vous, les responsables de "Groupe" 
4.2/
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Il arrive de temps en temps qu'un de vos Promsquets "perdent" son mot de passe et que plus aucune de ses coordonnées (emails et numéro de portable) ne soit connu de nos bases de données.
Afin de pouvoir lui redonner accès au site Soce, il peut nous arriver de vous contacter afin que vous vous assuriez que :
- la personne physique qui est derrière ces coordonnées inconnues est bien celle qu'il prétend être
- qu'elle fait bien partie de votre Promo (nous avons déjà eu le cas de HPs)
4.3/ Notion Soce de "est Gadzarts"
Jusqu'à la "Fusion" www.soce.fr et www.gadz.org, la base Soce ne gérait pas la notion de "Gadzarts"
Il y avait éventuellement l' "avis" donné par les DDPs en fin de troisième année mais pas pour tous
Étant donné que les "Gadzarts" ont aujourd'hui accès à certaines fonctionnalités de www.soce.fr ( annuaire gadz, gestion des redirections adresses mails gadz.org, ...) il a bien fallu introduire cette notion dans la base Soce.
Cette introduction a été faite sur le mode "prudent" avec : Compte sur www.gadz.org existe et est actif (non désactivé) => Gadzarts, donc les autres non.
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Tenir à jour les personnes rattachées à votre Promotion
Ce sont ceux que vous obtenez si vous allez sur l'annuaire et cliquez sur le bouton "Ma Promo (tbk9999)"
= Tous ceux qui ont tbk9999 en Promo1, Promo2 ou Promo3 sur leur Fiche
4.2.1/ Exhaustivité
Est ce que tout le monde est là ?
Tout le monde = Normalement tous ceux qui sont rentrés au Tabagn's en même temps que vous (HPTV ou pas)
+ éventuellement les repic's qui ont fait une partie de leur "voyage d'études" avec votre Prom's (mais ça n'est pas obligatoire)
Si il y a des choses qui ne vont pas => mail à [email protected]
4.2.2/ Existence
Y a t il :
- des doublons ?
- des personnes qui n'ont aucune raison d'être là ?
Si il y a des choses qui ne vont pas => mail à [email protected]
4.3/ Tenir à jour votre "Groupe Soce" Promo
Dans la logique de la base Soce, c'est là que vous gérez ceux que vous considérez vraiment comme les membres de votre Promotion
cela devrait aussi correspondre avec ceux qui sont dans votre Mailing List de Promo ([email protected]) hors décédés et ceux qui n'ont pas d'adresse gadz.org
- une mise HP "simple" pour non paiement de cotisation Promo par exemple : c'est là que ça se gère.
Si il vous en manque :
Vous allez sur votre bureau sur www.soce.fr,
Vous cliquez sur votre Promotion dans le carré Groupes à droite
Vous cliquez sur l'onglet "Membres"
En bas vous trouverez un lien "Ajouter un membre au groupe / Ajouter un membre"
Vous cliquez dessus, vous cherchez qui vous voulez rajouter et hot c'est dans la boite.
(il faut quand même que la personne soit enregistrée sur la base Soce)
si certaines personnes apparaissent dans la liste et n'ont rien à y faire selon vous (les DDPs) :
Une fois sur l'onglet Membre vous cliquez sur le bouton "Rechercher" (après avoir éventuellement cliqué sur "Étendre aux personnes décédées")
Sur la liste qui apparaît, en tant que DDP (et webmestre aussi je crois), vous avez en face de chaque nom une case rouge avec une croix blanche
Si vous cliquez sur la croix blanche, la personne est supprimée de votre "Groupe Soce" Promotion
4.4/ Tenir à jour les données "Gadzariques" de votre Promotion : Gadz, Surn's, Familles
4.4.1/ Tenir à jour
Toujours sur l'onglet Membre, si vous cliquez sur le bouton "Recherche", tout en bas de la liste vous verrez (en tant que DDP et Webmestre)
Générer un fichier Excel 
Générer un fichier PDF <- ceci est une copie d'écran. Inutile de cliquer.
Vous pouvez télécharger le fichier. Vous avez notamment:
- l'id-user = identifiant SOCE sans la lettre à la fin (CheckSum)
- le type sociétaire
- Les "Buque" (surn's) et "Buque Zaleoil"
- Les Fam's et Fam's zaloeil
- l'ID-ENSAM pour les Promotions récentes
- L'avis d'adhésion à la Soce que les DDPs ont donné à la fin de P3 (pas toujours renseigné)
- La notion de compte désactivé ou pas
- "est gadzart's" ou pas
NB:
- l'adresse mail "Soce" devrait être rajoutée un de ces 4 ... let's hope.
- ATTENTION : il y a un piège sur la Famille. C'est celle de la Promo1. Si le Gadz est Promo1 Promo2 et que vous êtes DDPs de la Promo2, vous verrez la Famille de la Promo1 dans le fichier Excel.
Si vous voulez mettre à jour en masse pour votre Prom's:
- Est gadzarts ou pas (dans le sens non -> oui only)
- le Surn's
- La(Les) Fam's
Vous me faites un fichier excel avec l'id-user en entête et vous envoyez ça à [email protected]
4.4.2/ Point de vue personnel sur la Notion de "Est GadzArts"
Jusqu'à la "Fusion" www.soce.fr et www.gadz.org, la base Soce ne gérait pas la notion de "Gadzarts"
Il y avait éventuellement l' "avis" donné par les DDPs en fin de troisième année mais pas pour tous
Étant donné que les "Gadzarts" ont aujourd'hui accès à certaines fonctionnalités de www.soce.fr ( annuaire gadz, gestion des redirections adresses mails gadz.org, ...) il a bien fallu introduire cette notion dans la base Soce.
Cette introduction a été faite sur le mode "prudent" avec : Compte sur www.gadz.org existe et est actif (non désactivé) => Gadzarts, donc les autres non.
Il va donc certainement dans les mois qui viennent vous demander votre "avis" sur le sujet concernant les Membres de votre Promo.
Tentative de définition:
Il y a deux notions qui sont fortement liées mais qu'il faut quand même distinguer, ce sont les notions de Gadzarts et de Membre d'une Promotion
On DEVIENT Gadzarts en :
- ayant suivi tout ou partie du programme scolaire Ingénieur Généraliste à l'ENSAM
- ayant été INTÉGRÉ dans une PROMOTION GADZARIQUE, généralement via la PTV et les Baptêmes/Fignoss, mais pas uniquement, ce qui s'accompagne généralement d'un Surn's et d'une Famille dans cette Promotion
On peut perdre son statut de Gadzarts si sa Promotion juge qu'on en est indigne suite à un comportement contraire à nos Valeurs (Vol, Viol, Insultes, ....) sanctionné par un vote de Promotion
Le retard de paiement de cotisation ne justifie pas en soi cette perte de statut
La Promotion peut donc :
- Mettre cette personne Hors Promotion : Sortie du Groupe Soce Promo, de la ML de Prom's (sur décision des DDPs)
- retirer le statut de Gadzarts = Vote de Prom's
Pour éviter qu'un "conflit" local au niveau d'une Promotion ne fasse perdre ce statut, la personne en question peut contester cette décision auprès de la Commission d'Admission de la Société qui décidera après avoir entendu les deux parties.
4.5/ Tenir à jour votre ML de Prom's : [email protected]
Voir 3.2 ci dessus.
4.6/ Répondre rapidement à nos demandes de validation de coordonnées électroniques
Il arrive de temps en temps qu'un de vos Promsquets "perdent" son mot de passe et que plus aucune de ses coordonnées (emails et numéro de portable) ne soit connu de nos bases de données.
Afin de pouvoir lui redonner accès au site Soce, il peut nous arriver de vous contacter afin que vous vous assuriez que :
- la personne physique qui est derrière ces coordonnées inconnues est bien celle qu'il prétend être
- qu'elle fait bien partie de votre Promo (nous avons déjà eu le cas de HPs)