Historique de la page

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• Les équipes des Grands Galas et des Forums bénéficient de domaine mails spécifiques, respectivement @grand-gala.org et @forum-am.fr
• Les comptes de ces équipes ont cependant leur adresse mail principale dans le domaine @gadz.org
• Cette adresse mail principale est utilisée pour se connecter sur le compte Google et la boite Gmail afin de l'administrer (ainsi que pour administrer les autres services tels que Google Drive)
• Ces comptes sont associés à un ensemble d'alias mail pour être utilisés par les differentes fonctions des équipes (président, trésorier, communication ...)
• Ces alias mails peuvent être utilisés avec une fonction de transfert automatiques (autoforward), du libellé automatique et avec la fonction écrire "en tant que". Voir ci-dessous.
• Ces alias sont placés dans les domaines @grand-gala.org et @forum-am.fr
• Ces alias peuvent varier d'une année sur l'autre, mais les comptes Google de chaque équipe sont sensés êtres conservés
• En cas de besoin de partage des archives des messages envoyés, il est conseillé d'utiliser le partage de la boite mail principale en utilisant la délégation, afin que les messages soient envoyés depuis la même boite mail par des personnes différentes (si possible, éviter de partager le mot de passe du compte principal avec plusieurs personnes). Dans ce cas, l'utilisation de libéllés automatiques et d'archivage automatique avec des filtres est recommandée.

Administration :

• Le mot de passe des comptes est donné à chaque équipe qui décide de la gestion de ce mot de passe et du partage de la responsabilité du compte au sein de chaque équipe
• En cas de perte du mot de passe du compte, il faut contacter [email protected]
• Le ou les responsables du compte configurent dans la compte les règles de redirection des messages reçus ou envoyés :
  • Configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
  • Configurer un libellé automatique avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
  • Autoriser une autre boite mail (à priori la boite mail perso du ou des zidents) à envoyer des messages "en tant que" <nom_de_l'alias> : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr
  • Configurer la délégation d'une boite mail (accès sans mot de passe) : https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=fr
• Note : l'activation du transfert automatique ou de la délégation doit être faite en se connectant sur la boite mail principale. Un délégataire ne peut pas configurer une nouvelle addresse de transfert automatique ni une délégation.

Inventaire des comptes G Suite pour les GG et forums

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