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Les mails envoyés à un alias sont routés sur la boite principale [email protected].
Deux possibilités à ce stade :
- Options 1 (recommandée) :
- L'équipe propriétaire du compte [email protected] décide de créer des filtres gmail de transfert automatique (autoforward) pour distribuer les messages directement vers les boites des membres en charge de chaque fonction (zident, trésorier, logisitique).
- Dans ce cas, les membres recoivent les messages directement dans leur boite mail personelles
- Option (recommandée) : le filtre gmail de transfert automatique peut être également utilisé pour libeller automatiquement les messages (meilleure visilibité en utilisant des codes couleur pour chaque libellé dans une boite partagée) et leur archivage automatique ou non.
- Les membres peuvent répondre à ces messages (ou envoyer un nouveau message) en utilisant l'adresse d'expédition de leur choix (voir la méthode pour envoyer un mail en "tant que" sur https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr)
- Option 2 : L'équipe propriétaire du compte [email protected] gère tous les messages centralement en se connectant directement sur la boite principale ou en mode délégation.
- Il est alors facile de libeller (automatiquement ou non) les messages reçus en fonction de l'adresse de destination utilisée (voir https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr pour libeller automatiquement un message avec un filtre gmail).
- En répondant un message, l'adresse d'expéditeur sera par défaut l'alias mail auquel le message initial à été envoyé.
- Note concernant l'accès au compte principale par plusieurs personnes :
- Il est recommandé d'utiliser le mode délégation de gmail qui ne necessite pas de partager le mot de passe. Il faut avoir le mot de passe du compte principal pour ajouter une personne en délégation. Voir https://support.google.com/a/users/answer/170957?hl=fr
- L'accès en direct au compte Google principal necessite le partage d'un mot de passe. Cette méthode n'est pas recommandée, surtout si l'équipe est nombreuse.
Avantages de l'utilisation des alias
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