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Table des matières
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Ces adresses mail supplémentaires sont appellées alias, par opposition à l'adresse mail principale du compte G Suite qui est utilisée pour se connecter le compte et accèder aux resources G Suite de ce compte (Google Mail, Google Drive, Google Sites ...).Note :
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| Il n'est pas possible de se connecter sur un compte G Suite en utilisant un alias comme identifiant. Il faut obligatoirement utiliser l'adresse mail du compte G suite. |
Ce service d'alias est à privilégier pour éviter la prolifération de comptes Google à destination d'un groupe d'utilisateurs donné, comme par exemple :
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Note : le nombre d'alias associé à un compte Google n'est pas limité mais ces alias auront un format permettant de les identifier au niveau national de notre communauté.
| Exemple | Boite de bool's | Alias |
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| GG Clun's | [email protected] | [email protected] |
| GT 32 | [email protected] | [email protected] |
| Boquettes de Clun's | [email protected] | [email protected] |
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Principe de fonctionnement
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Les domaines utilisables (au 3 octobre 2018) pour creer des alias Google mail sont les suivants :
- Alias avec livraison des mails en direct sur G Suite :
- agoram.fr
- agoram.org
- am-acc.fr
- am-acceleration.fr
- arts-et-metiers.com
- arts-et-metiers.fr
- etudiant.am
- forum-am.fr
- gadz.fr
- gadz.tv
- grand-gala.org
- ingenieur.am (? semble non fonctionel)
- skiozarts.fr (en cours de création - 3 oct 2018)
- soce.fr
- ueam.org
- Alias avec livraison des mail via la chaine mail gadz.org :
- agoram.net
- arts-et-metiers.asso.fr
- gadz.org
- m4am.net
- agoram.net
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Note : cette section est accessible directement via http://go.gadz.org/alias-ue
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- Les équipes des Grands Galas et des Forums bénéficient de domaine mails spécifiques, respectivement @grand-gala.org, @forum-am.fr et @skiozarts.fr
- Les comptes de ces équipes ont cependant leur adresse mail principale dans le domaine @gadz.org
- Cette adresse mail principale est utilisée pour se connecter sur le compte Google et la boite Gmail afin de l'administrer (ainsi que pour administrer les autres services tels que Google Drive)
- Ces comptes sont associés à un ensemble d'alias mail pour être utilisés par les differentes fonctions des équipes (président, trésorier, communication ...)
- Ces alias mails peuvent être utilisés avec une fonction de transfert automatiques (autoforward), du libellé automatique et avec la fonction écrire "en tant que". Voir ci-dessous.
- Ces alias sont placés dans les domaines @grand-gala.org et @forum-am.fr
- Ces alias peuvent varier d'une année sur l'autre, mais les comptes Google de chaque équipe sont sensés êtres conservés
- En cas de besoin de partage des archives des messages envoyés, il est conseillé d'utiliser le partage de la boite mail principale en utilisant la délégation, afin que les messages soient envoyés depuis la même boite mail par des personnes différentes (si possible, éviter de partager le mot de passe du compte principal avec plusieurs personnes). Dans ce cas, l'utilisation de libéllés automatiques et d'archivage automatique avec des filtres est recommandée.
| Info |
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On notera que le nom du compte est en nommage "gadz" exemple [email protected] alors que les alias, visibles à l'extérieur, sont en nommage "public" : exemple [email protected] |
Administration :
- Le mot de passe des comptes est donné à chaque équipe qui décide de la gestion de ce mot de passe et du partage de la responsabilité du compte au sein de chaque équipe
- En cas de perte du mot de passe du compte principal, il faut contacter [email protected]
- Le ou les responsables du compte configurent dans la compte les règles de redirection des messages reçus ou envoyés :
- Configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
- Autoriser une autre boite mail (à priori la boite mail perso du ou des zidents) à envoyer des messages "en tant que" <nom_de_l'alias> : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr
- Configurer un libellé automatique avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
- Configurer la délégation d'une boite mail (accès sans mot de passe) : https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=fr
- Note : l'activation du transfert automatique ou de la délégation doit être faite en se connectant sur la boite mail principale. Un délégataire ne peut pas configurer une nouvelle addresse de transfert automatique ni une délégation.
Inventaire des comptes G Suite pour les activités GG, Forums, UE et TBK
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