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Ces adresses mail supplémentaires sont appellées alias, par opposition à l'adresse mail principale du compte G Suite qui est utilisée pour se connecter le compte et accèder aux resources G Suite de ce compte (Google Mail, Google Drive, Google Sites ...).
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| Il n'est pas possible de se connecter sur un compte G Suite en utilisant un alias comme identifiant. Il faut obligatoirement utiliser l'adresse mail du compte G suite. |
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- Une équipe en charge de l'organisation d'un évènement, cette équipe ayant plusieurs fonctions nécessitant des adresses mail spécifiques (zident, vice-zident, trésorier ...)
- Une équipe en charge de la gestion d'un groupe territorial ou professionel necessitant des adresses mails spécifiques, au cas par cas.
- Un tabagn's ayant des activités boquettes diverses necessiant des adresses mails spécifiques.
Note : le Le nombre d'alias associé à un compte Google n'est pas limité mais ces alias auront un format permettant de les identifier au niveau national de notre communauté.
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- Evite la prolifération de compte G Suite :
- Complexité de gestion des mots de passe (oublis, passations ...)
- Obsolescence de comptes non utilisés d'une année sur l'autre
- Plus simple pour l'équipe : un seul compte Google = un seul mot de passe
- Permet de déléguer la gestion des propriétaires des alias directement auprès de l'équipe via l'utilisation des règles dans gmail
- Permet aux utilisateurs de recevoir/envoyer les mails relatifs à leur fonction directement depuis leur boite mail perso (pas besoin de se connecter sur plusieurs comptes)
- Permet de garder un historique complet de tous les mails reçus via un archivage sur la boite principale (plutôt que de stocker les historiques éparpillés dans des boites différentes)
- Permet de déléguer facilement le traitement des messages en cas d'absence temporaire d'un membre de l'équipe
- Facilite la passation de la equipe ou de l'organisation vers une autre équipe après la fin du mandat
- Meilleur niveau de support de la part de l'équipe gadz.org car gestion centralisée de toutes les adresses mails sous un seul compte Google
Limitation d'utilisation des alias
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- compte
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Convention de nommage et domaines utilisables
Les alias sont soumis aux mêmes conventions de nommage que les boite de boul's.
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- Alias avec livraison des mails en direct sur G Suite :
- agoram.fr
- agoram.org
- am-acc.fr
- am-acceleration.fr
- arts-et-metiers.com
- arts-et-metiers.fr
- etudiant.am
- forum-am.fr
- gadz.fr
- gadz.tv
- grand-gala.org
- ingenieur.am (? semble non fonctionel)
- skiozarts.fr (en cours de création - 3 oct 2018)
- soce.fr
- ueam.org
- Alias avec livraison des mail via la chaine mail gadz.org :
- agoram.net
- arts-et-metiers.asso.fr
- gadz.org m4am.net
: Note pour les administrateurs de gadz.org : domaines mails redirigés vers la chaine mail de gadz.org. Necessite la création d'un alias sur la chaine mail pour redirection vers le gmail de G Suite
Ressources documentaires pour utiliser des alias
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- Le mot de passe des comptes est donné à chaque équipe qui décide de la gestion de ce mot de passe et du partage de la responsabilité du compte au sein de chaque équipe
- En cas de perte du mot de passe du compte principal, il faut contacter [email protected]
- Le ou les responsables du compte configurent dans la compte les règles de redirection des messages reçus ou envoyés :
- Configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
- Autoriser une autre boite mail (à priori la boite mail perso du ou des zidents) à envoyer des messages "en tant que" <nom_de_l'alias> : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr
- Configurer un libellé automatique avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
- Configurer la délégation d'une boite mail (accès sans mot de passe) : https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=fr
- Note : l'activation du transfert automatique ou de la délégation doit être faite en se connectant sur la boite mail principale. Un délégataire ne peut pas configurer une nouvelle addresse de transfert automatique ni une délégation.
Limitation d'utilisation des alias
Bien entendu, si les mails envoyés aux alias doivent rester confidentiels et non lus par les autres membres de l'équipe, ce service n'est pas approprié et il est préférable d'utiliser des comptes personnels ou de creer des comptes G Suite spécifiques.
Convention de nommage et domaines utilisables
Les alias sont soumis aux mêmes conventions de nommage que les boite de boul's.
Les domaines utilisables (au 3 octobre 2018) pour creer des alias Google mail sont les suivants :
- Alias avec livraison des mails en direct sur G Suite :
- agoram.fr
- agoram.org
- am-acc.fr
- am-acceleration.fr
- arts-et-metiers.com
- arts-et-metiers.fr
- etudiant.am
- forum-am.fr
- gadz.fr
- gadz.tv
- grand-gala.org
- ingenieur.am (? semble non fonctionel)
- skiozarts.fr (en cours de création - 3 oct 2018)
- soce.fr
- ueam.org
- Alias avec livraison des mail via la chaine mail gadz.org :
: Note pour les administrateurs de gadz.org : domaines mails redirigés vers la chaine mail de gadz.org. Necessite la création d'un alias sur la chaine mail pour redirection vers le gmail de G Suite
Inventaire des comptes G Suite pour les activités GG, Forums, UE et TBK
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