Présentation du service

Ce service permet de doter une boite Google mail (en général une boite générique) d'une (ou plusieurs) adresses mail supplémentaire pour recevoir et envoyer des mails.

Ce service est à privilégier pour éviter la prolifération de comptes Google à destination d'un groupe d'utilisateur donné. Exemples :

• Equipe en charge de l'organisation d'un évènement, cette équipe ayant plusieurs fonctions (zident, vice-zident, trésorier ...)
• Equipe en charge de la gestion d'un groupe territorial ou professionel ...

Principe de fonctionnement

• Un groupe ou une équipe dispose d'un compte G Suite (Google Apps) générique. Appelons-le par exemple [email protected]
• Ce compte se voit attribuer plusieurs alias tels que [email protected], [email protected], [email protected] (note les domaines peuvent être différents, du moment qu'ils sont actifs dans Google Suite. Exemples : @soce.fr , @forum-am.fr , gadz.fr , @ueam.org ...)
• Les mails envoyés à ces adresses alias sont donc routés sur la boite principale [email protected]. Deux possibilités à ce stade :
  • L'équipe de la manip gère tous les messages centralement en se connectant directement sur la boite principale. Il est alors facile de tagger les messages reçus pour identifier l'adresse utilisée. Répondre à un message se fera automatiquement en utilisant comme adresse d'expéditeur l'adresse ayant été utilisée pour envoyer le message.
  • L'équipe manip décide de créer des filtres gmail de transfert automatique (autoforward) pour distribuer les messages directement vers les boites des membres en charge de chaque fonction (zident, trésorier, logisitique)
    • Dans ce cas, les membres recoivent les messages directement dans leur boite mail personelles
    • Ils peuvent également répondre à ces messages (ou envoyer un nouveau message) en l'adresse d'expédition de leur choix (voir la méthode pour envoyer un mail en "tant que" sur https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr

Avantages de l'utilisation des alias

• Evite la prolifération de compte G Suite :
  • Complexité de gestion des mots de passe (oublis, passations ...)
  • Obsolescence de comptes non utilisés d'une année sur l'autre
• Plus simple pour l'équipe : un seul compte Google = un seul mot de passe
• Permet de déléguer la gestion des propriétaires des alias directement auprès de l'équipe via l'utilisation des règles dans gmail
• Permet aux utilisateurs de recevoir/envoyer les mails relatifs à leur fonction directement depuis leur boite mail perso (pas besoin de se connecter sur plusieurs comptes)
• Permet de garder un historique complet de tous les mails reçus via un archivage sur la boite principale
• Permet de déléguer facilement le traitement des  messages en cas d'absence temporaire d'un membre de l'équipe
• Facilite la passation de la manip ou de l'organisation vers une autre équipe après la fin du mandat
• Meilleur niveau de support de la part de l'équipe gadz.org car gestion centralisée de toutes les adresses mails sous un seul compte Google.

Limitation d'utilisation des alias

Bien entendu, si les mails envoyés aux alias doivent rester confidentiels et non lus par les autres membres de l'équipe, ce service n'est pas approprié

Convention de nommage

Les alias sont soumis aux mêmes convention de nommage que les boite de boul's.

Ressources documentaires pour utiliser des alias

• Comment configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
• Comment configurer une boite mail pour envoyer des messages "en tant que" : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr

Utilisateurs

Pour le moment, ce service est réservé aux groupes territoriaux et aux zidences UE et AE. En beta test pour les promos.

Souscription

Envoyer une demande écrite à [email protected]

Pages connexes