Définition d'un alias mail de compte de bool's

Un alias mail est une adresse mail supplémentaire associée à un compte G Suite générique (compte de bool's). Un alias permet de recevoir et d'envoyer des mails pour une utilisation particulière au sein d'un groupe ou d'une équipe, tout en évitant d'avoir à créer des comptes supplémentaires avec toute la complexité et la lourdeur de gestion inhérente.

Note : Le nombre d'alias associés à un compte générique n'est pas limité.

Scénario de fonctionnement

Un groupe ou une équipe dispose d'un compte G Suite générique. Appelons-le par exemple [email protected]

• Ce compte se voit attribuer plusieurs alias tels que :
  • [email protected]
  • [email protected]
  • [email protected]

Les mails envoyés à un alias sont routés sur la boite principale [email protected].
Deux possibilités à ce stade :

1. Options 1 (recommandée) : L'équipe propriétaire du compte [email protected] décide de créer des filtres gmail de transfert automatique (autoforward) pour distribuer les messages directement vers les boites personelles des membres en charge de chaque fonction (zident, trésorier, logisitique). Note : il est possible d'effectuer un transfert automatique vers plusieurs boites mails en utilisant les filtres de gmail.
   
   • Les membres recoivent les messages directement dans leur boite mail personelles
   • Les membres peuvent répondre à ces messages en utilisant l'alias comme adresse d'expédition (fonction "écrire en tant que")
     
2. Option 2 : L'équipe propriétaire du compte [email protected] préfère gèrer tous les messages centralement en se connectant directement sur la boite principale ou en mode délégation
   • Il est alors facile de libeller (automatiquement ou non) les messages reçus en fonction de l'adresse de destination utilisée pour les archiver ou les traiter aisément
   • En répondant un message, l'adresse d'expéditeur sera par défaut l'alias mail auquel le message initial à été envoyé (mais il est possible de changer l'expéditeur lors de la rédaction de la réponse)

Configuration des alias

Une fois l'alias attribué par l'équipe admin de gadz.org, il faut utiliser les fonctions ci-dessous pour obtenir le fonctionnement souhaité (option 1 ou option 2 ci-dessus) :

• Option 1 (recommandée) :
  • Configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
  • Configurer une boite mail pour envoyer des messages "en tant que" : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr
• Option 2 :
  
  • Configurer un libellé automatique avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
  • Configurer la délégation d'une boite mail (accès sans mot de passe) : https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=fr

Information complémentaires

Voir le service d'alias mail chez gadz.org : https://confluence.gadz.org/display/CDS/Alias+de+Boite+Google+Mail