Processus de migration @imelavi.fr vers @gadz.org

Introduction

Le service de comptes Google @imelavi.fr est maintenant remplacé par le service de compte Google @gadz.org (également appelé GadzMel V2) qui te donne accès à un environnement Google Workspace plus complet, mieux sécurisé et avec un meilleur niveau de support.

Cette page te donne les instructions pour effectuer la migration de tes données depuis ton compte @imelavi.fr vers ton compte @gadz.org.

Note importante - suite à cette migration, ton adresse mail @imelavi.fr sera toujours utilisable : tu pourras toujours recevoir et envoyer des mails avec cette adresse).

Les étapes à effectuer sont les suivantes :

1. Création de ton compte Google gadz.org si tu n'en a pas déjà un
2. Faire le ménage dans ton compte imelavi.fr
3. Lancement de la migration depuis ton compte imelavi.fr (mails et drive)
4. Activation de ton adresse imelavi.fr dans ton compte gadz.org

1. Création de ton compte Google @gadz.org

Cette étape est à effectuer uniquement si tu n'as pas encore de compte Google @gadz.org

La demande s'effectue ici: https://emails.gadz.org/dashboard

• Il faut s'authentifier avec ton identifiant gadz.org ou ton identifiant soce
• Si ton compte n'existe pas, tu dois avoir un bouton "Créer mon compte Google gadz.org"
• Une fois la demande de création de compte effectuée (qq minutes), connecte-toi sur ton compte gadz.org (mot de passe identique à ton identifiant Soce) via http://gmail.com et valide les conditions d'utilisation

2. Ménage dans ton compte imelavi.fr

A compter de juin 2022, Google n'autorisera plus les comptes gadz.org et imelavi d'une capacité de stockage supérieure à 30 Go (mail et drive confondus).
Il est impératif de diminuer le volume de ton compte imelavi avant la migration afin d'être en dessous de 30 Go. Il est recommandé de viser 20 Go pour avoir un peu de marge.

Le ménage dans les emails consiste:

• à supprimer tous les spams (après s'être assuré qu'il n'y a pas de faux positifs dans la liste)
• à vider la corbeille; ça ne sert à rien de migrer les emails qui sont dans la corbeille, m'enfin c'est toi qui voit.
• à migrer les mails trop anciens vers un autre support (disque, archive ...) ou chez un autre hébergeur.

Concernant les document stockés dans Google Drive, profites-en pour supprimer tous les documents et fichiers obsolètes.

3. Lancement de la migration depuis ton compte imelavi.fr (mails et drive)

La documentation Google pour cette étape est décrite ici : https://support.google.com/accounts/answer/6386856

Voici le résumé pour une migration de gadz.org vers imelavi.fr

• Depuis ton compte source imelavi.fr, va sur https://takeout.google.com/transfer?hl=fr
• Saisis ton compte destination (gadz.org)
• Valide ton compte destination comme demandé
• Choisi les informations à migrer depuis imelavi.fr vers gadz.org (Gmail et/ou Drive)
• La migration peut prendre plusieurs jours en fonction de la quantité de données à migrer depuis ton compte source imelavi.fr

4. Activation de ton adresse imelavi.fr sur ton compte gadz.org

Pour assurer le bon fonctionnement de la réception des messages ainsi que l'activation de la fonction "envoyer un mail en tant que" depuis ton compte Google @gadz.org, il faut :

1. Configurer le renvoi automatique des mails depuis ton imelavi.fr vers ton compte gadz.org :Activer la double authenfication sur le compte source
   1. Va sur ton compte imelavi.fr via http://gmail.com
   2. Dans les paramêtres (tous les paramètres), dans l'onglet "Transfert et compte IMAP" ajoute et active un transfert vers ta boite gadz.org
   3. Pour plus de détails pour cette configuration, voir comment configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
2. Optionnellement configurer la fonction "envoyer un mail en tant que" sur ton compte gadz.org :
   1. Voir comment configurer une boite mail pour envoyer des messages "en tant que" : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr

Fin de la procédure

Les informations ci-dessous sont conservées pour des raison historiques et ne sont plus à jour.

A consulter en connaissance de cause..

5. Optionnellement : migration de données complémentaires

Déclaration des comptes emails à relever et configuration de la fonction "envoyer un mail en tant que"

Pour assurer le bon fonctionnement de la réception des messages ainsi que l'activation de la fonction "envoyer un mail en tant que" depuis ton compte Google @gadz.org, il faut :

1. Configurer le renvoi automatique des mails depuis ton imelavi.fr vers ton compte gadz.org :Activer la double authenfication sur le compte source
   1. Va sur ton compte source via https://myaccount.google.com/
   2. Dans la section Connexion et sécurité, clique sur "se connecter à Google"
   3. Suis la procédure pour activer la validation en deux étapes (avec SMS sur ton mobile ou via l'application d'authentification Google)
2. Génerer un mot de passe d'application unique sur le compte source
   1. Toujours dans la section "se connecter à Google", ajoute un mot de passe d'application
      1. Application : Messagerie
      2. Appareil : Autre
      3. Libellé du mot de passe d'application "Accès Mail depuis <nom du compte cible>"
      4. Copie le mot de passe généré
3. Configurer la "consultation d'autre compte de messagerie" sur le compte cible en utilisant le mot de passe d'application généré ci-dessus.
   1. Va dans les paramêtres de ta boite mail sur ton compte cible, dans l'onglet "Comptes et importation"
   2. Ajoute un compte dans la section "Consulter d'autres comptes de messagerie :
      1. Utilise l'adresse mail du compte source ainsi que le mot de passe généré ci-dessus
      2. Assure toi que l'adresse du serveur pop soit pop.gmail.com sur le port 995
         
      3. Suit la petite procédure de validation
         
4. Optionnellement configurer la fonction "envoyer un mail en tant que" sur le compte cible en utilisant le même mot de passe d'application.
   1. Va dans les paramêtres de ta boite mail sur ton compte cible, dans l'onglet "Comptes et importation"
   2. Ajoute une autre adresse mail (source) dans la section "Envoyer des e-mails en tant que" :
      
      1. Utilise l'adresse mail du compte source ainsi que le mot de passe généré ci-dessus
      2. Assure toi que l'adresse du serveur smtp soit : smtp.gmail.com, Connexion TLS sécurisée sur le port 587
         
      3. Suit la petite procédure de validation

Alternative : si tu utilises Gmail Backup (voir plus bas) pour transfèrer tes mails vers ta nouvelle boite, tu peux - en lieu et place de la déclaration d'un compte email à relever - activer un autoforward depuis ta boite imelavi.fr vers ta boite Google Apps @gadz.org. Voir https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr.

Lancer la migration des emails

La procédure ci-dessus intègre la récupèration d'un nombre limité de mail. Si tu souhaites en transfèrer plus,  La documentation de Google explique très bien la démarche dans la section "Un autre compte Gmail ou une adresse Google Apps".

A noter que si tu souhaites migrer tes libéllés :

• Iil est conseillé d'utiliser l'outil Gmail Backup : http://www.gmail-backup.com/
• Bien faire attention à ne pas utiliser de caractères spéciaux dans les libellés. Voir la documentation de Gmail Backup
• De plus il faut mieux transformer les sous-libéllés en libéllés de niveau 1 pour éviter tout problème lors de la migration (risque de pertes de certains libellés
• La couleur des libellés n'est pas migrées. Il faudra donc ré-affecter les couleurs aux libellés.
• Il existe également un outil nommé imapsize qui peut être utilisé à la place de Gmail Backup. Celui-ci n'a pas été testé par notre équipe.

Import des Contacts

Il faut pour cela exporter les contacts en format csv et les réimporter. Voici la documentation de Google à ce sujet.

Malheureusement, cette opération supprime les photos des contacts.

Transfert des filtres

Un Labs "Importer/exporter des filtres" te permettra d'importer et d'exporter les filtres sans problème. Pour l'activer, dirige toi dans Paramètres > Labs. Puis cherche "Importer/exporter des filtres" et active le.

Dans Paramètres > Filtres, sélectionne tous les filtres puis exporte-les.
Puis dans ta nouvelle boite, active le même "Labs" et importe ensuite le fichier créé.

Déclarations des identités alternatives (Envoyer des e-mails avec)

Il faut recréer manuellement les identités alternatives que tu utilisais avec ton compte imelavi.fr.
Paramètres -> Comptes -> Envoyer des e-mails avec

3. Import du Calendrier

Il te faut partager chaque agenda avec l'adresse email de ton compte GadzMel V2 et faire attention que tu lui donne bien les droits suivants:
Apporter des modifications ET gérer le partage

4. Import des Documents Google Drive

Malheureusement, Google ne fournit pas d'outil pour transfèrer des fichiers d'un domaine (imelavi.fr) vers un autre. Voici une méthode possible :

• Se connecter au Google Drive d'imelavi.fr et déplacer tous les fichiers et dossiers dans un dossier unique. Appellons le "dossier-migration"
• Activer le partage en lecture seulement (pour éviter toute effacement intempestif) avec l'utilisateur de destination sur le domaine gadz.org
• Se déconnecter du Google Drive imelavi.fr et se connecter sur le Google drive du compte gadz.org de destination
• Aller dans le dossier "partagé avec moi" et avec un clic droit sur "dossier-migration", effectuer l'opération "ajouter à mon drive".
• Retourner dans la racine du Google drive gadz.org et dupliquer le "dossier-migration". Appellons le dossier dupliqué "dossier-migration-duplication"
• Déplacer les fichiers du dossier "dossier-migration-duplication" vers la racine de Google drive gadz.org
• Supprimer le "dossier-migration-duplication" qui doit être vide.
• Supprimer "dossier-migration" qui est en lecture seule
• Après quelques temps, se connecter sur le google drive imelavi.fr et supprimer la source de "dossier-migration"

Note : cette procédure est également documentée en anglais ici.

5. Import des Chats enregistrés

Pour l'instant, on n'a pas encore trouvé comment migrer les chat enregistrés d'un compte vers l'autre.

6. Suppression du compte imelavi.fr

Après quelques jours/semaines d'utilisation de Google gadz.org, tu peux demander la suppression de ton compte imelavi.fr si tu le souhaites (sauf si tu continues à utiliser ton adresse mail @imelavi.fr bien entendu).

7. Nouvelle procédure de migration

Migration des mails et des contacts

1. Se connecter sur ton compte gmail gadz.org
2. Aller dans paramêtres, onglet compte et importations
3. Dans la section "Importation du courrier et des contacts :" Selectionner "Importer à partir d'une autre adresse"
4. Dans la fenêtre pop-up saisir l'adresse email du compte source (imelavi.fr ou gmail.com) puis cliquer sur "continuer"
   
5. A l'apparition de l'étape 1, se connecter (dans un nouvel onglet du navigateur) sur le compte source.
   Se connecter sur le compte source AVANT de cliquer sur continuer.
   
6. Après avoir cliquer sur "continuer" de l'étape précédente, une deuxième fenêtre popup va s'ouvrir dans la fenêtre du compte source
   Selectionner le compte source
   
   
   
7. Authoriser Gmail ShuttleCloud Migration à accèder au compte source:
   
8. Fermer la fenêtre quand l'autorisation est terminée
   
9. Revenir à la fenêtre de migration qui mentionnait "'étape 1". Cette fenêtre doit maintenant présenter l'étape 2.
   Cliquer sur "Lancer l'importation"
   
10. La migration est désormais lancée. Un message d'information s'affiche pour indiquer qu'il suffit désormais d'attendre que celle-ci s'effectue.
    
11. Dans les paramêtres de Gmail @gadz.org, section "Comptes et importations, il est possible de voir si la migration est terminée ou non.