Tu fais certainement déjà parti de listes de diffusion, mais sais-tu comment elles fonctionnent ? Sais-tu comment t'en désinscrire si tu le souhaites ? Sais-tu en créer et en modérer une ? Toutes les réponses dans cette page.

Généralités

En tout premier lieu, sais-tu as quelles listes de diffusion tu es inscrit ? Si non, vas le découvrir sur la page de gestion des listes de diffusion.

Voici une description des principales listes

• [email protected] : liste de diffusion regroupant l'ensemble de tous les membres de notre communauté. Elle est utilisée pour l'envoi de la Newsletter AgorAM-Info et de mails importants du bureau de la SOCE.
• [email protected] : liste de diffusion regroupant les Jeunes Promotions (JP). Elle est utilisée pour l'envoi de la Newsletter JP
• [email protected] : liste de diffusion regroupant les archis souhaitant recevoir des informations de la part de l'UE via la Newsletter UE
• [email protected] : liste de diffusion regroupant tous les Petits Gadz'arts (PG). L'UE y diffuse la newsletter PG chaque mois pour informer tous les élèves.
• [email protected] : liste de diffusion regroupant les Petits Gadz'arts en cursus sur Paris. L'UE y diffuse la newsletter P3 pour informer les élèves sur les activités parisiennes.

Il existe ensuite des listes par centre :

• les listes communications : de la forme [email protected] pour Bordeaux, [email protected] pour KIN, etc, elles permettent aux élèves d'informer les archis en envoyant des mails sur les manifestations du TBK. Les archis inscrits dessus désirent recevoir des nouvelles des élèves. L'utilisation d'autres listes de diffusion pour atteindre les archis correspond à du spam, et est interdit (cf la rubrique Spam). Seuls les responsables des assos sont autorisés à y envoyer des mails (en général Zi Asso, MT, Zi Gala, et Zi Info).

• les listes internes TBK : de la forme [email protected] ou [email protected], ce sont des listes de diffusion publiques permettant aux PG d'échanger sur l'organisation de la vie du centre. Y sont inscrits par défaut tous les PG du TBK, plus les autres personnes souhaitant suivre la vie du centre. Ces listes sont "publiques", à savoir que n'importe qui ayant une adresse @gadz.org peut s'y inscrire : la prudence et la retenue sont donc conseillées, il ne s'agit pas de forums de discussions avec sujets et propos libres.

Comment modérer une liste de diffusion ?

A chaque fois que vous aurez un mail à modérer, un mail vous sera automatiquement envoyé.

Tout d'abord il faut vous rendre sur l'interface de modération, qui se trouve sur le portail Gadz.org, en suivant le lien “Listes de diffusion” dans la colonne gauche (dans “Services”) ou directement https://www.gadz.org/lists. Vous trouverez à cet endroit les listes de diffusion auxquelles vous êtes inscrits et celles dont vous êtes modérateurs. Les listes que vous modérez ont une clé en regard : Image Removed 

A chaque fois que quelqu'un écrira à votre liste, le mail arrivera sur cet interface. A ce moment là, 3 options : le valider, le refuser (vous pouvez laisser un commentaire), ou le classer en spam.

Alors quels sont les mails que vous devez systématiquement refuser ? Quels sont les critères obligatoires à vérifier ? Le mail doit être refuser quand :

• il contient des propos à caractère injurieux, racial, xénophobe, et/ou obscène
• il contient une pièce jointe de taille supérieure à 500Ko
• il est à caractère commercial (publicité, incitation à l'achat)
• contenant de texte à caractère illégal (par exemple, vente de grosse quantité de tabac ou alcool venant de l'étranger)

D'autres critères de modération peuvent ensuite être ajoutés, en fonction de la liste de diffusion, de sa fonction, de sa taille, etc. Par exemple pour les listes TBK, les mails doivent avoir une valeur ajoutée pour la conversation en cours. Ce point est laissé à l'appréciation personnelle du modérateur, mais est particulièrement important, car il correspond à un grand nombre de mails envoyés sur les listes. Il faut comprendre qu'à chaque fois que quelqu'un envoie un mail, en fait il envoie environ autant de mails qu'il y a de personnes dans la liste, +30% environ (correspond aux redirections). Du coup, cela peut faire plusieurs centaines de mails pour un simple "ok", "j'ai compris", ou autre message inutile. Les listes de diffusions TBK n'étant pas des forums de discussions ou des réseaux sociaux, ce genre de message inutile n'y est pas acceptés.

...

Sommaire

0/ Généralités

NB: Pourquoi "GorgMails" : parce que les LD/ML évoquées ci-dessous sont celles héritées de l'ancienne plateforme www.gadz.org qui étaient destinées aux Gadzarts et qui sont maintenant gérées à partir de GorgMail = emails.gadz.org 
Il existe par ailleurs un équivalent "Sociétaire" géré sur le site Soce (Voir la section "Site Soce" : page à rédiger ) 

0.1/ Définitions

0.1.1/ Liste de Diffusion ou Liste de Distribution (LD) / Mailing List (ML)

(Merci Wikipedia : https://fr.wikipedia.org/wiki/Liste_de_diffusion )

Une liste de diffusion1 ou liste de distribution (mailing list en anglais, abrégée en ML) est une utilisation spécifique du courrier électronique qui permet le publipostage d'informations aux utilisateurs qui y sont inscrits. Celle-ci est gérée par un logiciel adéquat installé sur un serveur. On différencie les listes d'annonces destinées à envoyer des informations aux abonnés sans retour de leur part, des listes de discussions où toute personne inscrite peut envoyer un message ou y répondre.

Une Liste de Diffusion se présente donc sous la forme anodine d'une adresse courriel, mais permet d'écrire d'un seul coup à plusieurs voire À PLUSIEURS MILLIERS DE PERSONNES

C'EST DONC UN OUTIL EXTRÊMEMENT PUISSANT MAIS AUSSI EXTRÊMEMENT DANGEREUX POUR LES SERVEURS MAILS AINSI QUE LA RÉPUTATION NUMÉRIQUE DE GADZ.ORG

0.1.2/ Courrier électronique / courriel / email / mail / emel / mel / electronic mail 

(Merci Wikipedia = https://fr.wikipedia.org/wiki/Courrier_%C3%A9lectronique )

Le courrier électronique, courriel, e-mail, mail est une méthode de transmission de messages écrits et de documents envoyés électroniquement via un réseau informatique (principalement Internet) dans la boîte aux lettres électronique d’un destinataire choisi par l’émetteur.

0.1.3/ Publipostage

(Merci Wikipedia = https://fr.wikipedia.org/wiki/Publipostage )

"Le publipostage (ou mailing) est la technique légale de marketing qui consiste à envoyer en nombre des informations ou prospectus publicitaires, par voie postale ou électronique, pour assurer la promotion d’un produit, d’un service ou d’une enseigne. Cette forme de promotion est fréquente dans la vente par correspondance.

Des entreprises sont spécialisées dans le routage par voie postale. L’essor d’Internet et la diffusion des logiciels de publipostage ont facilité le développement des envois en nombre par voie électronique.

Le terme publipostage désigne aussi une fonction des logiciels de traitement de texte permettant de personnaliser automatiquement les termes d’une lettre-type envoyée à un ensemble de clients ou de prospects. Les informations individuelles contenues dans le fichier des clients sont intégrées (on dit aussi fusionnées) dans la lettre-type, ce processus permettant d’éditer autant de lettres personnalisées qu’il y a de clients enregistrés dans le fichier (cf. infra éléments d’un publipostage)."

Cette définition se rapporte principalement au publipostage non électronique, mais elle me parait intéressante car elle fait apparaître clairement plusieurs notions :

• Les notions de marketing / promotion d'un produit / vente par correspondance qui doit faire sonner des cloches au doux nom de SPAM ou POURRIEL dans ton esprit
• La notion de routage qui implique que quelqu'un, quelque part gère, pour chaque adresse de LD/ML une liste d'adresses à qui doit être distribué le courriel
• La notion de traitement de texte et de mise en forme du courriel qui renvoie aux différents logiciels permettant de faire du "publipostage électronique"

0.1.4/ Blacklistage

Wikitionary : https://fr.wiktionary.org/wiki/blacklistage 

0.1.5/ Modération

Quand on parle de LD/ML, comme pour un forum, on va parler de Modération faite par un "Modérateur", autrement dit certains actions seront soumises à la Validation par un personne en charge.
Cela concerne surtout deux types d'action :

• L'inscription d'une personne sur une Liste de Distribution et bien entendu le "rôle" de cette personne (Membre, Gestionnaire ou Propriétaire, selon le Vocabulaire Google en Version Française)
• l'envoi d'un mail à cette même Liste de Distribution

0.2/ Risques liés à l'utilisation des LD / ML

0.2.1/ De la Liste de Distribution au SPAM, il n'y a qu'un pas et il est parfois tout petit

Comme évoqué en 0.1.3/, les SPAMs / Pourriels sont une des plaies d'internet et la plupart des acteurs majeurs tentent de lutter contre.

Comme vu au chapitre emails, gadz.org utilise le principe de redirection d'adresse qui est aussi souvent détourné par les hackers/spammeurs dans des campagnes mondiales de physhing

L'information de quels serveurs envoient quels mails à quels serveurs est encapsulée dans chacun des mails que nous envoyons

la plupart des FAI et autres Fournisseurs de Services Mails (Microsoft, Yahoo, ...) ont développé des algorithmes qui permettent de détecter rapidement les serveurs qui SPAMMENT en envoyant simultanément plusieurs milliers de mails

Le risque majeur n'est donc pas que votre adresse mail soit blacklistée mais que les serveurs mails gadz.org soient blacklistés par un ou plusieurs FAI ou FSM

Ce qui aurait pour conséquence que tous les mails envoyés via nos serveurs seraient au mieux classés en SPAM et au pire tout simplement rejetés par un ou plusieurs FAI ou FSM

0.2.2/ Mettre à genoux un Serveur Mail

Je ne suis pas un spécialiste des serveurs mails, mais je me suis fais un petit calcul :

les serveurs mails gadz.org gèrent un ordre de grandeur de 100K mails par jour avec une taille moyenne de 100Ko par mail

ça nous donne 100Kmails x 100Ko / 24h x 60m x 60s = 116Ko/seconde en moyenne

Si tu envoies un mail avec une pièce jointe de 10Mo (Elle n'est pas grosse la PJ, hein? La moindre phot's sur un SmartBlairo fait 10Mo) à ta Prom's de 150, ça donne

10 x 1024Ko x 150 = une charge instantanée de 1.536.000 Ko/s soit 13.411 fois la charge moyenne traitée par le serveur

Et je ne te parle pas d'une vidéo de plusieurs GigaOctets envoyée sur une ML de plus de 10.000 personnes

Alors, bon, je suppose que les Serveurs Mails ont des systèmes de stockage temporaire pour pouvoir lisser la charge, mais, en bon gadz,  essaye d'imaginer une voiture qui passe de 10km/h à 134.110km/h en instantané et tu comprendras le problème.
C'est un coup à mettre nos serveurs mails gadz.org à genoux
ET
Si on suppose que, par exemple 10% ont des adresses de redirections chez Microsoft, à nous (la communauté entière) faire blacklister par MS ou tout autre FAI

0.2.3/ En conclusion

Compte-tenu des risques évoqués ci dessus, tu comprendras bien que gadz.org met un point d'honneur à faire la chasse à tout ce qui peut ressembler de près ou de loin à du SPAM

Et à prendre les contre-mesures qui s'imposent contre ceux qui ne respecteront pas les règles de base et CGU de gadz.org

Pour l'instant faute de mieux : https://www.gadz.org/CGU/CGU

Pour ceux qui veulent en savoir encore plus : un ep's de lecture : http://news.gadz.org/News/Article-2012-08-29-GadzorgVSSpam 

1/ Caractéristiques

1.1/ Caractéristiques des listes

Les Listes de Diffusion reposent donc sur des Google Groups pilotés à partir de GorgMail

Les principales caractéristiques sont:

Email :  par exemple : [email protected] 
Chez Google : identifiant = adresse EMail
Ces noms sont codifiés selon Boites mails de bool's

Diffusion policy : on parle là de la diffusion des MAILS
OPEN : n'importe qui peut écrire au groupe (Attention aux SPAMS)
CLOSED : seul les Membres peuvent s'écrire entre eux (sinon, rejet. Pas de modération)
MODERATED : si le mail vient en dehors du groupe => passe en modération

Les MLs de Prom's sont en Closed
Les MLs de Groupes Territoriaux sont en .... au choix ?
Les tbk.tbk et communication.tbk sont en Moderated

Inscription policy : là on parle de l'inscription (la désinscription est toujours libre : CNIL oblige )
OPEN : tout le monde peut s'inscrire ? via Gorgmail quand même ?
Conditional_gadz : tout le monde peut s'inscrire mais adresse gadz.org only ?
Closed : l'Administrateur seul peut inscrire du monde.
In_Group : ça veut dire quoi ça ?

Les MLs de Prom's sont en Closed
Les MLs de Groupes Territoriaux sont en .... au choix ?
Les tbk.tbk et communication.tbk sont en OPEN

Message Footer : Pied de page rajouté systématiquement à chaque message
Je leur dirais bien de mettre un : Pour te désinscrire : gadz => www.soce.fr / Menu Liste de diffusion / Non gadz : mail à l'admin =

Is Archived : Archivage des Messages qui passent par le Google Group
Par défaut : on archive tout.

Message size bytes size : Taille maxi des mails
ML de Prom's = 1 Mo
tbk et communication : 50Ko

Plus d'infos Voir page : Listes de Diffusion : Caractéristiques détaillées

1.2/ Caractéristiques des Utilisateurs de Listes

1.2.1/ Aide Member

1.2.2/ Aide Moderator

1.2.3/ Aide Admin  

2/ Demander la création d'une Liste de Diffusion

si je vous dis qu'il faut envoyer un mail à [email protected] en expliquant votre besoin, vous me croyez ?

^^