Alias de Boite Google Mail

Table des matières

Présentation du service d'alias Google Mail

Ce service permet d'associer à un compte G Suite (en général un compte générique) des adresses mail supplémentaires pour recevoir et/ou envoyer des mails.

Ces adresses mail supplémentaires sont appellées alias, par opposition à l'adresse mail principale du compte qui est utilisée pour se connecter le compte et accèder aux resources de ce compte (Google mails, Google Drive, Google Sites ...).
Il n'est pas possible de se connecter sur un compte Google en utilisant un alias comme identifiant. Il faut obligatoirement utiliser l'adresse mail principale.

Ce service d'alias est à privilégier pour éviter la prolifération de comptes Google à destination d'un groupe d'utilisateurs donné, comme par exemple :

• Une équipe en charge de l'organisation d'un évènement, cette équipe ayant plusieurs fonctions (zident, vice-zident, trésorier ...)
• Une équipe en charge de la gestion d'un groupe territorial ou professionel ...

Principe de fonctionnement

Scénario

Un groupe ou une équipe dispose d'un compte G Suite générique. Appelons-le par exemple [email protected]

• Ce compte se voit attribuer plusieurs alias tels que :
  • [email protected]
  • [email protected]
  • [email protected]

Routage des mails envoyés à un alias:

Les mails envoyés à un alias sont routés sur la boite principale [email protected].
Deux possibilités à ce stade :

1. L'équipe propriétaire du compte [email protected] gère tous les messages centralement en se connectant directement sur la boite principale ou en mode délégation
   • Il est alors facile de libeller (automatiquement ou non) les messages reçus en fonction de l'adresse de destination utilisée (voir https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr pour libeller automatiquement un message avec un filtre gmail).
   • En répondant un message, l'adresse d'expéditeur sera par défaut l'alias mail auquel le message initial à été envoyé.
     
     
2. L'équipe propriétaire du compte [email protected] décide de créer des filtres gmail de transfert automatique (autoforward) pour distribuer les messages directement vers les boites des membres en charge de chaque fonction (zident, trésorier, logisitique).
   • Dans ce cas, les membres recoivent les messages directement dans leur boite mail personelles
   • Les membres peuvent répondre à ces messages (ou envoyer un nouveau message) en utilisant l'adresse d'expédition de leur choix (voir la méthode pour envoyer un mail en "tant que" sur https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr)

Avantages de l'utilisation des alias

• Evite la prolifération de compte G Suite :
  • Complexité de gestion des mots de passe (oublis, passations ...)
  • Obsolescence de comptes non utilisés d'une année sur l'autre
• Plus simple pour l'équipe : un seul compte Google = un seul mot de passe
• Permet de déléguer la gestion des propriétaires des alias directement auprès de l'équipe via l'utilisation des règles dans gmail
• Permet aux utilisateurs de recevoir/envoyer les mails relatifs à leur fonction directement depuis leur boite mail perso (pas besoin de se connecter sur plusieurs comptes)
• Permet de garder un historique complet de tous les mails reçus via un archivage sur la boite principale
• Permet de déléguer facilement le traitement des  messages en cas d'absence temporaire d'un membre de l'équipe
• Facilite la passation de la manip ou de l'organisation vers une autre équipe après la fin du mandat
• Meilleur niveau de support de la part de l'équipe gadz.org car gestion centralisée de toutes les adresses mails sous un seul compte Google.

Limitation d'utilisation des alias

Bien entendu, si les mails envoyés aux alias doivent rester confidentiels et non lus par les autres membres de l'équipe, ce service n'est pas approprié et il est préférable d'utiliser des comptes personnels ou de creer des comptes differents.

Convention de nommage et domaines utilisables

Les alias sont soumis aux mêmes conventions de nommage que les boite de boul's.

Les domaines utilisables (au 6 juillet 2018) pour creer des alias Google mail sont les suivants :

• agoram.net
• agoram.fr
• agoram.org
• am-acc.fr
• am-acceleration.fr
• arts-et-metiers.asso.fr
• arts-et-metiers.com
• arts-et-metiers.fr
• etudiant.am
• forum-am.fr
• gadz.tv
• grand-gala.org 
• ingenieur.am (? semble non fonctionel)
• soce.fr
• ueam.org
• gadz.fr
• gadz.org
• m4am.net

: Note pour les administrateurs de gadz.org : domaines mails redirigés vers la chaine mail de gadz.org. Necessite la création d'un alias sur la chaine mail pour redirection vers le gmail de G Suite

Ressources documentaires pour utiliser des alias

• Configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
• Configurer un libellé automatique avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
• Configurer une boite mail pour envoyer des messages "en tant que" : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr
• Configurer la délégation d'une boite mail (accès sans mot de passe) : https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=fr

Utilisateurs

Ce service est réservé aux groupes territoriaux, professionels et aux zidences UE et AE.

Souscription

Envoyer une demande à [email protected]

Utilisation des alias pour les comptes GG et forums

Note : cette section est accessible directement via http://go.gadz.org/alias-ue

• Les équipes des Grands Galas et des Forums bénéficient de domaine mails spécifiques, respectivement @grand-gala.org et @forum-am.fr
• Les comptes de ces équipes ont cependant leur adresse mail principale dans le domaine @gadz.org
• Cette adresse mail principale est utilisée pour se connecter sur le compte Google et la boite Gmail afin de l'administrer (ainsi que pour administrer les autres services tels que Google Drive)
• Ces comptes sont associés à un ensemble d'alias mail pour être utilisés par les differentes fonctions des équipes (président, trésorier, communication ...)
• Ces alias mails peuvent être utilisés avec une fonction de transfert automatiques (autoforward), du libellé automatique et avec la fonction écrire "en tant que". Voir ci-dessous.
• Ces alias sont placés dans les domaines @grand-gala.org et @forum-am.fr
• Ces alias peuvent varier d'une année sur l'autre, mais les comptes Google de chaque équipe sont sensés êtres conservés
• On notera que le nom du compte est en nommage "gadz" exemple [email protected] alors que les alias, visibles à l'extérieur, sont en nommage "public" : exemple [email protected]

Administration :

• Le mot de passe des comptes est donné à chaque équipe qui décide de la gestion de ce mot de passe et du partage de la responsabilité du compte au sein de chaque équipe
• En cas de perte du mot de passe du compte, il faut contacter [email protected]
• Le ou les responsables du compte configurent dans la compte les règles de redirection des messages reçus ou envoyés :
  • Configurer un transfert automatique (autoforward) avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/10957?hl=fr
  • Configurer un libellé automatique avec un filtre dans gmail : https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr
  • Autoriser une autre boite mail (à priori la boite mail perso du ou des zidents) à envoyer des messages "en tant que" <nom_de_l'alias> : https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr
  • Configurer la délégation d'une boite mail (accès sans mot de passe) : https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=fr

Inventaire des comptes G Suite pour les GG et forums