Sommaire

Liste des pages enfants

Préambule

En mode Gérer son groupe, apparait une suite d'onglets ! On traite ici de l'onglet Événement

Ne pas vouloir créer un événement dans un GR par duplication d'un Evènement d'un GT pour le modifier : la duplication étant totale

tous les éléments liés à la communication du GT en question sont maintenus !

L’écran Événement ouvert, apparait l’historique des événement déjà créés, annulés, passés, en cours ou futurs ! On verra qu’il existe 3 types d’événements !

Créer un nouvel événement 

Libère un nouvel écran et une nouvelle suite d’onglets

1/ Onglet : Détails

1.1/ Informations Générales

1.2/ Images de l'événement

1.3/ Description et Comment contacter l'organisateur

Description (Obligatoire)

outil Word ! les dates et horaires de début et de fin, le lieu,

Comment contacter l'organisateur

ces informations sont reprises dans les mails qui seront émis lors de l’inscription

1.4/ Publication, Lien de Partage

Terminer en choisissant où cet événement sera publié :

• Portail du site = Public
• Portail du groupe uniquement = Publier sur la liste globale des événements !
• Épingler = Toujours affiché.

1.5/ Annuler

ANNULER pour supprimer un événement créé, publié !
On verra plus bas son action sur les remboursements éventuels si encaissements il y a eu.

2/ Onglet : Inscription

2.1/ TYPE DE PARTICIPATION

3 Types d’événements

AUCUN - Les informations de l'événement seront affichées aux utilisateurs mais pas d'inscription possibles !

RSVP - Pour s'inscrire, les utilisateurs devront simplement cliquer sur 'Oui', 'Non', 'Peut-être' ! pas formulaire d'inscription. Il faut être connecté pour s'inscrire. Si l'événement est public, les visiteurs un bouton 'Se connecter' sera affiché.

Activer l'option "Peut-être"

Envoyer un émail de confirmation pour les événements de type RSVP (Activer cette option désactivera le reçu)

Définir la capacité maximale *

TICKETS - Les utilisateurs pourront s'inscrire depuis les pages publiques et connectées. Un formulaire d'inscription s’affichera pour collecter des informations durant l’inscription.

2.2/ TICKETS

Créer des tickets pour votre événement ; Vous pouvez créer plusieurs tickets pour votre événement !

Clique sur New Ticket -> Renseigner Nom et Description (on peut créer plusieurs tickets de même nom, la description devra être différente ! idem pour de mêmes descriptions mais les noms devront être différents pour discriminer les choix !

Préciser si besoin : Nombre total de tickets, Nombre maximum de tickets par utilisateur,

Il ne faut pas que le champs ‘Maximum de ticket autorisé par utilisateur’ soit égal à 0 !

Date d'échéance : date limite pour Modifier la commande

Cocher si besoin : Les utilisateurs doivent être connectés pour prendre ticket

Si Restreindre Exiger des utilisateurs qu'ils remplissent au moins une des conditions suivante ou toutes les conditions ! Menus déroulants pour choisir les critères

Les utilisateurs qui font partie de l'un ou des cercles suivants : Sélectionner une option

Les utilisateurs qui possèdent l'une des cotisations suivantes : Sélectionner une option

Le rôle est (l'un des) : Sélectionner une option

Groupe est : Sélectionner une option

Cocher si besoin : Afficher le ticket uniquement à ceux qui peuvent le prendre

Cocher si besoin : Activer l'action "Même participant pour tous les tickets" pour l'inscription

2.3/ FORMULAIRE D'INSCRIPTION

Si nécessaire, collectez les informations supplémentaires ci-dessus auprès de vos participants (modifier le libellé en particulier les champ personnalisés  !)

Si vous utilisez cette possibilité penser à les cocher Requis pour qu'ils apparaissent dans l'export excel !

Vous pouvez Activer le texte d'aide lors de l'inscription. Si oui remplir le texte en dessous de Titre de l'aide ! (outil Word !)

Ce texte s'affiche sur le portail d'affichage ( public u privé ) sous le libellé de l’événement. 

2.4/ DONATIONS ( pour l'instant non opérationnel !)

Facultatif ! !

2.5/ PAGE DE SUCCÈS

Ce message (outil Word !) apparaîtra sur la page de succès après l'inscription à un évènement.

Si aucun message n'est rempli, le message par défaut renseigné dans les paramètres de la fonctionnalité sera affiché.

2.6/ Autres

2.6.1/ POLITIQUE D'ÉDITION DES COMMANDES

Si coché, les inscrits pourront modifier la commande jusqu’à la date d’échéance !

En revenant sur l’événement, sur votre commande enregistrée vous verrez alors un bouton Modifier

Si coché, les administrateurs seront informés des modifications faites par les inscrits ! (placer éventuellement un texte).

2.6.2/ ANNULER ET REMBOURSER

Si coché, ceci permet aux utilisateurs d’annuler leur participation à l'événement ; Le bouton Retirer apparait sur la commande, sous réserve d’un délai paramétrable qu’Il est nécessaire de préciser ; càd combien de jours avant le début de l’événement

Si coché, Afficher la politique de remboursement, par un texte par mini word ; voir ci-dessous

Le texte que vous saisissez dans le mail pourra être publié dans le corps du mail d’information (à voir dans mails à éditer plus loin § 6-1-4 Communication ; PAR EXEMPLE

La possibilité d'annuler la participation n'est possible qu'un jour(s) avant de début de l'événement ! Au-delà, il vous appartient de contacter l'organisateur pour le prévenir et convenir du remboursement éventuel !

Si vous retirez votre participation dans le délai, l'administrateur en est informé.

Il en est de même en cas d'annulation de l'événement par l'organisateur. Tous les participants en sont informés.

Le remboursement des membres dont la participation a été annulée dans les délais, est fonction du délai de la demande faite par l‘organisateur à la compta de la Soce ! Si les encaissements n’ont pas été reversés au Groupe, le remboursement se fait sur la CB des désinscrits. Dans le cas contraire, ce sera au Trésorier du groupe de faire les remboursements par chèques !

Merci

2.6.3/ PARAMÈTRES DE PAIEMENT 

 Compte de paiement lié : 

Si la zone est vide, cela signifie que la compta du groupe en cause n’est pas sous ÉGIDE de la Soce ! se renseigner si besoin auprès de la compta

Si apparait « [email protected] », le groupe en cause est bien sous ÉGIDE mais ce champs est BLOQUÉ car c’est le compte de la Soce qui reçoit les paiements. Les Groupes sont re crédités (même principe que pour les cotisation des GT payées via l’outil d’appel de la Soce, les paiements des participations aux Conférences des GP…)

Peut-être que dans le futur, les groupes pourront y placer leur compte mais il leur faudra souscrire des abonnements payants attachés à leur Compta !

3/ Onglet Participants

3.1/ OPTIONS

Pour Afficher la liste des participants

Pour Afficher la liste des participants sur les pages publiques

Pour Fixer le seuil d'affichage des participants à : Préciser

3.2/ Les participants

3.2.1 Voir les participants par Commandes

se complète une fois l’événement publié à chaque inscription

Usertype (obligatoire)                      View(obligatoire)                      Payment status(obligatoire) 

Menu déroulant                                           Menu déroulant                                  Menu déroulant

Date/Nom/Adresse/email/Objet/Prix du billet/Note Utilisateur interne/Nom de l'acheteur/ID          

Apparait sous le numéro de la commande la liste des inscrits dans la même transaction avec un bouton pour Editer la commande !

On peut éditer la commande /réservation

3.2.2/ Édition de la liste des participants au format Excel

Pour éditer en détail la liste des participants, clic dans l'onglet Participant sur Exporter les données des participants dans classeur Excel

Choisir les champs à exporter ! A noter que les champs supplémentaires créés lors de la phase Tickets (§2.3) et marqués requis/obligatoires seront également édités !

4/ Onglet : Communications

 4.1/ LISTE DES CAMPAGNES D'EMAILS LIÉES À CET ÉVÉNEMENT

liste des mails éventuels déjà expédiés pour cet événement (ont été expédiés via Créer une campagne

CRÉER un Campagne

Ouvre l’écran de création classique de newsletters à voir plus loin ! pour faire connaitre l’événement par une autre voie que le portail du groupe !  cet écran s’ouvre indépendamment de cette procédure événement (voir Campagne plus loin)

Ici on renseigne tous les textes de mails qui vont être liés à l’événement et adressés directement sans passer par la campane de newsletters !

A noter que le corps des mails liés aux inscriptions, aux rappels et aux désinscriptions ont en format standard que l’on peut modifier en l’éditant (outil word !) et sauvegarder le temps de la campagne ! mais lors de prochain événement, il faut recommencer si la formulation standard ne convient pas !

Éditer pour faire disparaitre la formulation anglaise au besoin !

4.2/ 3 corps de mails prévus

4.2.1/ ÉMAIL DE CONFIRMATION D'INSCRIPTION

Cases à cocher :

Envoyer l’email de confirmation chaque fois qu'un utilisateur prend un ticket ou répond oui à un RSVP : pour informer le participant de la pris en compte de l’action

Joindre l'option "ajout au calendrier" au mail de confirmation : apparait sue l’offre de participation

Ticket(s) activé(s)

Activer le QR code sur le ticket !

Reçus activés :  Onglet Rapport voir plus loin

Envoyez une notification pour les administrateurs à ces adresses (disponible uniquement pour les tickets d'événements) : renseigner les mails des administrateur, séparés par des virgules « , » 

En mode Éditer, Editeur de texte type Word avec possibilité de placer des informations personnalisées à chaque participant le nom et prénom adresse : menu déroulant dans Variables personnalisées mots clés préfixées de % - Pour afficher le texte de la politique de remboursement de l’événement %{Refund_Policy} !!

Sauvegarder

4.2.2/ ÉMAIL DE RAPPEL DE L'ÉVÉNEMENT ENVOYÉ AUX PARTICIPANTS

Envoyer un émail de rappel x  jours avant le Date de début (1au minimum) : Préciser si utilisation de ce rappel, le nombre de jours

En mode Éditer, Editeur de texte type Word sans possibilité ici de placer d’autres informations personnalisées ! Sauvegarder

A vous de le déclencher par Envoyer Email de rappel ! ce bouton n’apparait que lorsque l’événement est publié ! La liste des inscrits s’affiche

4.2.3/ ÉMAIL D'ANNULATION

 Envoyer un émail d'annulation

Envoyer un émail d'annulation à l’admin pour l’en informer à cette adresse mail l

Editer pour compléter, par exemple si événement payant, de la politique de remboursement ; EX :

Bonjour %{First_Name} %{Last_Name},

Votre commande pour l'événement %{Event_Name} a été annulée.

Si vous avez une question concernant l'annulation de la commande ou l'événement lui-même,

veuillez contacter l'organisateur au %{Contact_Email} ou %{Contact_Phone_Number}.

Merci !

Pour le Bureau du GT

Politique de remboursement :  %{Refund_Policy}

 PENSER à Publier

Pour apporter des corrections et les rendre efficace, il faut dépublier, modifier et republier !

Aide de la part de Jean-Paul Busseuil : Descriptif des champs