Sommaire

Liste des pages enfants

• 000/ Tutoriels vidéos pour gérer son groupe
• 001/ Se connecter en tant qu'Administrateur De Groupe (ADG)
• 002/ Page : Liste des Groupes (en tant qu'ADG)
• 021/ Extraire des données des membres de son Groupe
• 051/ Créer et gérer un Événement
• 052/ Agenda événements
• 070/ Onglet : Campagnes

Préambule

Les problématiques les plus fréquentes / urgentes actuellement

• MERCI DE NE PAS MODIFIER LE NOM DES GROUPES
  

Historiquement, le nom (oui, oui, le nom. pas l'identifiant. Oui, je sais : Glup's) du Groupe est utilisé pour faire le lien entre ton Groupe et la comptabilité générale
C'est ce qui permet d'affecter les règlements qui sont fait pour une cotise de Groupe ou le paiement d'un événement et donc de reverser l'argent sur le bon compte bancaire
Donc en gros, si tu changes le nom de ton Groupe, ça risque juste de foutre un bouzin pas possible dans la compta de la Soce et personne n'a envie de ça n'est ce pas ?

• Ne pas mettre de caractères accentués (é, è, à, ù, ...) dans les TITRES de vos campagnes

Celui là nous n'en sommes pas encore sûr mais dès que nous en auront la preuve, nous allons remonter le bug à HB

• Ne pas mettre d'IMAGES avec un NOM comprenant des caractères accentués (é, è, à, ù, ...) dans tes campagnes d'email

Sinon, elle n'apparaîtra pas dans ton Email (ça serait bête, hein ?) et tu vas aller sur le Centre d'Aide pour nous demander pourquoi ... 
Quoique société française, HiveBrite a surtout travaillé avec des Assos d'Alumni US à ses débuts, ce qui explique certains bugs dont celui là.

• Résumé d'activité hebdomadaire

Cet email est un mail automatique qui résume l'activité hebdomadaire sur la plateforme globale, et non de l'activité de votre/vos groupe(s)
Il est activé par défaut pour les administrateurs de groupe car au départ, nous pensions qu'il envoyait un résumé des activité du(des) groupe(s) dont tu es ADG
ll se trouve qu'il envoie un "résumé" de l'activité de la totalité du site (ce qui, de notre point de vue constitue un BUG chez HB), ce qui donne une horreur de plusieurs Mo qui tombe toutes les semaines
Vous êtes plus de 2.000 ADG avec cette case cochée. Les décocher à la main nous prendrait un temps fou. (2.000 x 30'' = 17h00 de boul's)
Mais si Hivebrite continue à trainer des pieds pour nous répondre, l va peut être falloir que nous trouvions le temps et l'énergie de le faire à la main.
Bien que du côté "user", les notifications emails peuvent être assez simplement pilotées (https://www.arts-et-metiers.asso.fr/me/my-settings/notifications), autant du côté "admin de groupe" vous n'avez pas la main pour cocher/décocher cette case...
Pour désactiver ce mail automatique envoyé chaque lundi matin sur votre compte, merci de nous contacter via le centre d'aide

• Divers états de pilotage des Groupes (Etat des cotisations, entrées/sortie, ...)

Avec le passage sous SoceIT, un certain nombre d'états de suivis des groupes ne sont plus disponibles
Le module Cotisations de HiveBrite ne sera pas livré avant la fin de l'année
Pour le moment, nous t'avons dit de t'adresser à  [email protected] mais la charge de travail est en train de devenir exponentielle
Nous sommes donc en train de réfléchir à comment te redonner accès à Anakrys pour pouvoir extraire tes états
Meri de ta patience.

000/ Tutoriels vidéos

Tu trouveras 14 tutoriels vidéos qui t'aideront à prendre en main l'administration de ton ou tes groupes sur cette nouvelle plateforme.

Accéder aux vidéos

Si celles ci s'avèrent insuffisantes, nous complèterons avec des articles spécifiques ci dessous.

001/ Se connecter en tant qu'Administrateur De Groupe (ADG)

Merci de cliquer sur le lien ci-dessus

002/ Page : Liste des Groupes (en tant qu'ADG)

Merci de cliquer sur le lien ci-dessus

010/ Onglet Général

011/ La page d'accueil du Groupe

Parmi les moins de cette nouvelle plateforme, la page d'accueil ne présente plus en automatique les prénom, nom et fonctions du Bureau

Nous vous recommandons donc

011.1/ Soit de construire votre Accueil sur la base suivante :

011.2/ Soit de supprimer la page d'accueil et de mettre le Fil d'actualités à la place 

Inconvénient : La description et le bureau semblent ne pas apparaître dans la page Fil d'actualités de l'application mobile

012/ Gérer les Administrateurs De Groupe

NB : Ajouter ou enlever des "Contacts" sur l'onglet "Général" ne modifie pas qui est ou qui n'est pas "Administrateur de Groupe"

Contrairement à Anakrys, seul les Administrateurs Généraux peuvent nommer/supprimer des Administrateurs de Groupe

Donc en cas de modification, il te faut donc aller consulter La méthodologie de l'aide sur gadz.org

020/ Onglet : Membres et Prospects

021/ Extraire des données des membres de son Groupe

Merci de cliquer sur le lien ci-dessus

022/ Gérer les Membres dans le Groupe

Malheureusement, le tuto vidéo "3 | Comment ajouter un membre sociétaire à un groupe" n'est plus à jour.

022.1/ Rajouter un membre

022.11/ Rajouter dans ton Groupe un Membre inscrit en base Soce

Dans l'onglet "Membres et Prospects" (youp la boum)

Rien de plus simple. Comme expliqué dans le tuto, tu cliques sur "Ajouter/supprimer des Membres"

Tu peux sélectionner par des mots clefs (surn's, ..), par le prénom, par le nom, ou par tout un tas de filtres que tu trouveras en cliquant sur le bouton "Voir les filtres"

Admettons que je veuille rajouter mon frère René Peyrelong dans ma Prom's

Le système me propose donc mon frère et je clique dans la case à gauche se son nom, puis sur sauvegarder

Bien entendu, si vous avez pu sélectionner plusieurs personnes cela fonctionne tout aussi bien.

Le petit "Are you sure qui va bien"

Si tu es "sure" tu cliques sur OK

Un bandeau Vert "Votre demande est en cours de traitement apparaît" puis disparait

Une petite recherche rapide dans les Membres  du Groupe me confirme que René Peyrelong (Bo177) fait bien partie du Groupe Cl184

(Il n'a rien à fiche là donc je vais le virer fissa)

NB : Normalement, le système envoie un e-mail à la personne ajoutée (Mais on a un doute)

022.12/ Rajouter dans ton Groupe une personne non inscrite en base Soce

Alors bon, pour le moment, nous n'avons qu'une seule méthode à te proposer

Tu lui envoies un e-mail en lui disant de venir s'inscrire sur le site Soce

1- Connexion sur https://www.arts-et-metiers.asso.fr

2- Cliquer sur le menu "S'inscrire"

3- il apparaît une fenêtre en bas de laquelle il y a 

(Oui, normalement, c'est pour les recruteurs, mais bon)

Lui demander de remplir Prénom, Nom et adresse email et SURTOUT "Sélectionner les groupes à rejoindre"
Donc MERCI de bien lui indiquer CLAIREMENT le nom du groupe : exemples :

• cl1984
• GT001 St Quentin

Gadzarique : ça ne le concerne normalement pas puisque sinon, il serait inscrite en base Soce
Le Captcha
Cliquer sur la case à gauche de "J'autorise la Soce bla bla"
Et finalement Cliquer sur "S'inscrire"

Cette demande d'inscription va passer entre les fourches caudines du service Relation Sociétaires qui vous (ADG) demandera une confirmation
(Nous sommes en train de voir comment cette validation pourrait être déléguée directement aux ADG du Groupe concerné
(Le service Relations Sociétaires est "légèrement en surchauffe" en ce moment")

Une fois son inscription validée, je pense que le service Relations Sociétaires lui rajoutera le Groupe demandé.

022.2/ Supprimer un membre de ton Groupe

022.21/ Individuellement

Dans l'onglet Membre et prospect, complètement à droite de la ligne de chaque Membre de ton Groupe, tu as un bouton Supprimer

Tu cliques dessus et "hasta la vista, baby"

022.22/ En masse

C'est exactement l'inverse du 022.11/ Rajouter dans ton Groupe un Membre inscrit en base Soce ci dessus

Tu cliques sur le bouton tu cliques sur "Ajouter/supprimer des Membres"
Tu sélectionnes ceux que tu veux supprimer de ton groupe
Tu les DÉCOCHES
Tu cliques sur sauvegarde
Et c'est fini

030/ Onglet : Cotisations

040/ Onglet : Demande de Membres

Demandes membres (si différent de 0 ! ! ) : 

Tu vois ici les membres qui ont frappé à la porte du groupe pour rejoindre le groupe

et tu approuves, ou déclines. Les demandes sont ensuite consignées et archivées :

LISTE DES DEMANDES  En attente  Inactive  Archivées

Prénom            Nom de famille    Nom de naissance    Groupe                                             Adresse email                                             Date de la demande

          Nicole Marie    Dumay                                                    Membres Occasionnels                    [email protected]    09/11/2021 15:24        Suivant 

Dans la liste des demandes, on sait qui a approuvé et quand via l'onglet "Archivées" ;

Approuver ouvre la possibilité d'envoyer un mail ( éditable cad personnalisable!) et clic final pour accepter! un bandeau vert signale que la demande a été acceptée 

050/ Onglet : Événements

051/ Créer et gérer un Événement

Merci de cliquer sur le lien ci-dessus

052/ Agenda événements

Merci de cliquer sur le lien ci-dessus

060/ Onglet : Actualités

070/ Onglet : Campagnes

 Merci de cliquer sur le lien ci-dessus

080/ Onglet : Media Center

Préambule

En mode Gérer son groupe, apparait une suite d'onglets ! On traite ici de l'onglet Média Center

Ce dossier permet de stocker tous les documents qui ne seront accessibles qu'aux membres du groupe ! 

Exemple de réalisation

Ce que l'on voit sur le portail du groupe, une fois connecté, en mode membre :

Ce que l'on voit sur le portail une fois connecté en mode Administrateur

1-1-C

• • • 1-1 Création d'un dossier principal

Écran mode Administration  d'un groupe qui démarre !

On clique sur Ajouter un dossier

Ajouter un dossier que l'on nommera Reportages et où on veut stocker les Images de nos sorties de groupe

Le dossier de 1er niveau est créé !

• • • 1-2 Création d'un sous dossier

Sortie  de Novembre 2011 ; un dossier dans le dossier Reportages !

On clique sur Ajouter un dossier

Résultat en mode Éditeur

Pour continuer soit de créer un sous dossier soit pour placer des fichiers dans le sous dossier, on clique sur le Nom

• • • 1-3 Installation des fichiers dans leur dossier 

Cliquer sur Ajouter un fichier

ce qui ouvre le choix : Ajouter des fichiers (en une seule phase depuis le Pc ) ou fichier externe.

• • • • 1-3-1 Importer des Fichiers depuis le Pc :

clic sur Ajouter des Fichiers

On recherche sur son pc et on ouvre le fichier qui se charge. le chargement terminé, la coche dans cercle bleu s'affiche.

A vous de renommer le Fichier (remplace le nom du fichier copier depuis le pc) et compléter si vous le souhaitez la Description

On peut en une seule phase, ajouter plusieurs fichiers das le dossier traité !

On recommence la procédure 1-2 en cliquant sur Ajouter un fichier

Quand les imports sont terminés, Cliquer sur Finir

• • • • 1-3-2 Ajouter des fichiers externes

Écran de saisie s'ouvre :  Nommer le Fichier et remplir le lien externe.

Sauvegarder

Résultats

Recommencer autant que nécessaire pour chaque fichier externe !

Visualisation des fichiers en place dans le dossier concerné

• • • 1-4 Définir une image de couverture pour un dossier

On choisit une image du dossier et par clic  sur  V à droite du bouton Éditer et sur Définir comme image de couverture ;

Ce logo apparait au droit de l'image choisie

• • • 1-5 Déplacer un fichier dans un autre dossier

On choisit le fichier A vous de renommer du dossier Sortie de Novembre 2011et par clic  sur  V et sur Déplacer vers le dossier

On présente ici la liste des dossiers hiérarchisés et on choisit la cible ici Sortie du jj/mm/aaaa et on sauvegarde

Résultat du déplacement

Pour finir un écran des dossiers de premier rang du Média center (sous dossiers repliés)

Attention : Une modification des descriptions, des noms des fichiers déplace l'ordre d’affichage du fichier mis  jour  !

on ne peut déplacer cet ordre par un simple glisser ! 

090/ Onglet : Forum

100/ Onglet : Onglets Personnalisés

110/ Onglet : Reçus

120/ Onglet Paramètres

Préambule

En mode Gérer son groupe, apparait une suite d'onglets ! On traite ici de l'onglet Paramètres

• 1-1- Gestion des onglets affichés sur le  portail du Groupe

Choisir parmi les 8 onglets en cochant pour les rendre visibles ;

Exemple Onglet membres activé décoché : on n'affichera pas la possibilité de lire l'annuaire du groupe !

ATTENTION : Désormais l'onglet Cotisation pour le groupe sera inopérant pour Créer des cotisations : il faudra créer un événement payant !

L'achat du ticket dans l’évènement vaudra Cotisation !

Le nom du groupe sera affiché si on coche Afficher l'entête sur la page d'accueil

• 1-2- Créer un message sur la page d'accueil

Clique sur Actif et apparaissent l'emplacement et les outils pour créer le message..

Il apparaitra dans la page d'Accueil , sous A Propos et après la description du groupe mis en forme dans l'onglet Général et avant l’édition du Bureau.

On peut choisir la couleur du fond du bloc du message : clic sur carré de couleur qui s'agrandit pour choisir dans la palette offerte : Sauvegarder

• 1-3- Affichage  des communications sur la page d'accueil du groupe 

Si l'onglet communication est activé (voir ci dessus 1-1), si clic sur Afficher la section Communication et si au minimum 3 actualités publiées !

Choix des couleurs de fond et du titre comme explicité ci dessus !

• 1-4- Affichage des événements sur la page d'accueil du groupe

Conditions d'affichages dans la section Événements et choix des couleurs idem au 1-3

• 1-5- Afficher la section Partenaire

Les logos des partenaires créés et mis en ligne dans l'onglet Général du portail seront affichés avant le bureau

• 1-6- Choix d'affichage

La section des membres définis dans le paragraphe Contacts de l'onglet Général sera nommé ici Bureau ! au choix

Vous choisissez ici si les contacts, les partenaires et  la description du groupe seront visibles su le portail du groupe

• 1-7- Paramétrage des mails

Précisez ici vos choix : Mail et Nom de l’émetteur qui apparaitront sur les mails

Mail d'invitation si invitation email enable (activé) pour informer par le mail ci dessus, les futurs membres que l'on va inviter !

On peut modifier le texte si vous le souhaitez par Éditer puis Sauvegarder

• 1-8- Autres mails pour les nouveaux membres ( si coche confirmation activée)

Au besoin, Éditer puis Sauvegarder

Pour informer le refus au demandeur si coche Rejected émail activé !

Au besoin, Éditer puis Sauvegarder

• 1-9- Pour les entêtes des mails du groupe

Choisir l'image dans votre pc  en cliquant sur choisir un fichier

• 1-10- Pied de page des mails du groupe

Si il doit être présent, cocher Custom footer activated

Cliquez ici doit être rempli du mail de l’émetteur/administrateur (sélection du  logo O-O lien et corriger si inexact)

Ne pas toucher au lien  "Pour se désabonner"

• 1-11- Notifications des activités du Groupe

Cochez la fréquence !

Pour recueillir des données auprès de futurs membres, activer autant de fois Ajouter un champ que de nombre de champs et de type

Nom du champ à créer ; Bulle info : affichera le texte saisi ici sur l’écran lors de la saisie des informations lors de l'invitation du futur membre

Placeholder : saisir ici un format, un modèle  dans le champ à remplir lors de la saisie :

Exemple : "Format de saisie XX YYYY" apparaitra sur l’écran lors de la saisie des informations lors de l'invitation du futur membre

Longueur du texte : Pour limiter le nombre de caractères saisis

Paramètres : pour préciser que ces nouveaux champs seront proposés pour les filtrages et recherches dans l'annuaire du groupe en complément des critères standards

A cocher si besoin

Critère de recherche dans l'annuaire