Sommaire

Liste des pages enfants

Préambule

1/ États de campagnes déjà émises ou en préparation

Cet écran est vide lors de votre première prise en main. Dès la création de votre première news, même en état brouillon, elle apparaitra sous cet entête qui permet de trier les news.

Tous / Brouillon / Publié / Planifié / Créé(s) par le réseau / Créés depuis les groupes / Créé depuis les événements

Le mail non expédié apparait précédé d’un point orange. Il est encore possible de le corriger dans les destinataires => Examiner et Envoyer et également par la coche V où on peut éditer/corriger, dupliquer et supprimer le mail.

Les news déjà expédiées ou en attente (la programmation de l’envoi en différé est possible) sont repérées par un point vert en tête et par deux boutons :

le premier Voir Le rapport permet de voir comment a été distribué votre mail. Ce bouton « Voir le rapport » apparait à plusieurs endroits mais toujours pour le même but (voir écrans et explications plus bas).             

Ce dernier √ permet de dupliquer la newsletter (exemple pour retravailler une future newsletter) ou supprimer une newsletter.

2/ Créer une campagne : 

Un nouvel écran s’ouvre avec 4 onglets

Information de la campagne :

Remplir le sujet, Nom de l'expéditeur, Répondre à (nom de la personne), le mail respectif de l’expéditeur et de celui à qui répondre

CATÉGORIES : (Si une ou plusieurs catégories sont choisies, les utilisateurs abonnés seront notifiés) un clic ouvre un menu déroulant qui propose une liste de catégories déjà existantes dans le réseau.

Idem pour Événements du réseau avec son menu déroulant

Ajouter une pièce jointe à l'email :

Cliquer sur "Téléverser un fichier" pour télécharger le fichier enregistré sur votre ordinateur puis Enregistrer

3/ Création du texte et design de la campagne

         Il existe 2 outils pour rédiger et mettre en page le corps de votre mail.

3.1/ l'Outil classique de type Word 

3.2/ le Nouvel outil de composition plus professionnel de mise en page avec images et textes mélangés.

Il assure un graphisme moderne mais demande une certaine prise en main.

Le conseil pour réussir : Travailler sur le prototype proposé et remplacer les images et les textes affichés par vos images et vos textes.

N'oubliez pas d'Enregistrer

4/ Destinataires

Il existe plusieurs options pour choisir les destinataires de votre campagne :

Dès le départ, il y a la possibilité de retenir le type d’adresse mail à utiliser en choisissant dans le menu déroulant « Envoyer cette campagne à » ! 

Puis il faut choisir les membres à qui s’adressera le mail avec le critère d’adresse retenue :

• • • • Utilisateurs à cibler sur les membres de l’annuaire du groupe : S’affiche au départ l’annuaire du groupe et le nombre de membres

On a ici la possibilité de filtrer les membres selon plusieurs critères : https://confluence.gadz.org/pages/viewpage.action?pageId=61637237 )

Bouton < Voir les Filtres

Une fois les critères choisis, cliquer sur Rechercher, s’affichent alors le nombre de membres et en ligne, la liste des membres correspondants à votre filtrage. Si OK > Cacher l’écran du filtre et passer à l’onglet « Examiner Envoyer »

• • • • Liste d’utilisateurs

Affiche la possibilité de sélectionner parmi une table de listes les destinataires préalablement créés. Si plusieurs listes sont choisies, les utilisateurs présents dans les listes élues ne recevront qu'une seule fois le mail.

passer à l’onglet « Examiner Envoyer »

• • • • Liste d’adresses saisies

Cette option "Entrer une liste d'adresse mails" est uniquement recommandée pour contacter des utilisateurs externes. Rappel : sont-ils d’accord ?

Enregistrer ce choix 

5/ Envoyer et Examiner     

Rappel des critères de ciblage et du nombre de membres retenus pour l’envoi :

Pourquoi le nombre de destinataire est différent du nombre de membres du groupe ? :

Certains filtres sont automatiquement appliqués lors de l'envoi de campagnes : Voici quelques astuces pour récupérer les info :

• • • Membres décédés : (Filtre, section "Activité de l'utilisateur", menu "Décédé(e)" = Oui)
  •  
    • Membres n'ayant pas d'adresse mail valide (renseignée automatiquement par le système par "no_email."XXX@hivebrite.com) : (Filtre, section "Contact", menu "Aucune adresse mail renseignée" = Oui)
  •  
    • Membres ayant désactivé les campagnes du groupe depuis leurs préférences de notifications (https://www.arts-et-metiers.asso.fr/me/my-settings/notifications) : (Export (sans filtres), section "Informations des membres", case "Emailing campaign enabled" cochée, résultats ayant la valeur "False" de la colonne idoine)
  •  
    • Membres ayant ayant désactivé toutes les notifications et communication sur leur paramètres de notifications = coché la case "Ne souhaite plus être contacté(e) sur ses préférences de notifications (https://www.arts-et-metiers.asso.fr/me/my-settings/notifications) : (Export (sans filtres), section "Informations des utilisateurs", case "L'utilisateur a désactivé toutes les notifications et communications" cochée, résultats ayant la valeur "True" de la colonne "User has turned off all notifications and communications")

L'objet et le corps du mail s'affichent également

Pour terminer, choisir le délai d’envoi : Immédiat ou différé 

En choisissant Immédiat, cliquer sur le Bouton « Envoyer l’email Immédiatement »

Note : il y a possibilité d’envoyer un mail de test à plusieurs adresses (10 maxi) avant l'envoi définitif.

Coche «  V  » à droite du bouton « Envoyer l’email Immédiatement »

Envoyer un mail de test

Entrez une liste d'emails de test (10 max) séparés par "," ou " ;".

Noter que l'email de test contient toujours le bouton d'activation mais ne contient pas les variables personnalisées. Envoyer

En choisissant le mode différé, il faudra planifier la date et l'heure de l'envoi de votre campagne. 

Puis Sauvegarder

6/ Rapport d’envoi dans l’onglet Campagne du portail du groupe

Le fait de désormais cliquer sur Campagnes, un sous onglet s'ouvre pour pouvoir présenter à nouveau les campagnes et désormais ici le rapport d'envoi.

Le clic sur Campagnes montre toutes les campagnes avec, pour toutes les campagnes envoyées, le bouton Détails et pour les campagnes brouillons, le bouton Examiner et envoyer .

Le mail non expédié apparait précédé d’un point orange. Il est encore possible de le corriger les destinataires => Examiner et Envoyer et également par la coche V où on peut éditer/corriger, dupliquer et supprimer le mail.

Le mail expédié pourra être dupliqué ou supprimé.

Le mail envoyé apparait précédé d’un point vert. 

En cliquant sur Rapport  la liste de campagnes envoyées s'ouvre avec pour chacune le bouton Voir le rapport

On clique sur le bouton Voir le rapport de la campagne dont on veut voir le détail de la distribution - ce détail n'est désormais accessible pendant 45 jours ! donc sauvegarder par export  si souhait de garder ! 3 onglets détaille le rapport 

6.1/ Vue d’ensemble :

ENVOYÉ AUPRÈS DE 588 UTILISATEURS AVEC LES CRITÈRES DE CIBLAGE SUIVANTS :

Email manquant : Non

Ne souhaite pas être contacté(e) : Non

Décédé(e) : Non

Bloqué : Non

Topic Member Status : ["Member", "Prospect"]

Emailing Campaign Enabled : Oui

Scope Network

Inclure les non-confirmés : Oui

ID du groupe [99999]

6.2/ Activité        

Attention : L'onglet "Activité" n'est renseigné que pour les campagnes distribuées depuis moins de 45 jours ! l'export possible des informations de la distribution est donc conditionné à ce délai. 

Ventilation des nombres de mails par état d’avancement (voir plus bas 7/ Définitions des étapes d'envoi et de suivi de la campagne )

Tous /Envoyés/ Délivrés/ Ouverts /Cliqués /Abandonné(s)/ Ont été refusés /Rapports de Spam

Si le bouton Afficher les événements uniques et le Bouton Tous sont cochés, vous pouvez lire pour chaque mail la succession des étapes franchies sur une seule ligne. En sélectionnant un de ces boutons, seuls les mails qui ont atteint au moins l’état d’avancement sélectionné avec sur une ligne sont affichés.

Vous pouvez rechercher les mails par nom, par email, par utilisateurs et par dates début et fin.

Un bouton Détail sur chaque ligne de mail affiche un mini écran renseigné les heures et dates des étapes du statut d'avancement !

Export : un tip vous informe :"Votre export est en train d'être généré, vous recevrez une notification par email lorsqu'il sera prêt. Veuillez noter que cela peut prendre plus ou moins de temps en fonction de la taille du fichier." 

Permet de lister dans un fichier en csv, les caractéristiques des mails :

6.3/ Liens : Affiche le corps du mail 

7/ Définitions des étapes d'envoi et de suivi de la campagne

1 - Envoyé (sent)

Nombre d’e-mails envoyés depuis votre réseau avec vos paramètres de messagerie aux destinataires.

2 - Délivré (delivred)

Nombre d’e-mails qui ont été livrés à un destinataire.     

Un email est enregistré livré lorsqu’il a été accepté par le serveur récepteur. Cela ne signifie pas nécessairement que le message a atteint la boîte de réception du destinataire. Certains utilisateurs et certaines applications de messagerie peuvent filtrer l’e-mail de la boîte de réception même si l’e-mail a été remis au serveur de messagerie du destinataire.         

3 - Ouvert (opened)

Nombre de destinataires uniques qui ont ouvert votre e-mail.  

4 - Cliqué (clicked)

Le nombre de destinataires qui ont cliqué sur au moins un lien dans votre e-mail. Il peut s’agir de liens que vous avez ajoutés à votre e-mail ou de liens générés par le réseau (tels qu’un bouton de connexion ou des liens de résumé automatique).           

5 - Abandonné (dropped)

Nombre d’e-mails qui n’ont pas été envoyés aux destinataires.

Les adresses e-mail des destinataires qui n'ont pas été envoyés figurent dans la liste « à abandonner »             

Les adresses e-mail peuvent se terminer dans le « à abandonner » pour diverses raisons :             

• • • • • E-mails refusés de manière répétée (voir définition de Refusé-Rejeté), ou email de non-remise explicite (généralement l’e-mail n’existe pas). Le système n’enverra plus les e-mails si c'est le cas.
        • Spam : e-mails signalé comme Spam de manière répétée (voir définition de Spam signalé)

L’objectif principal de la suppression d’un e-mail est de protéger la réputation de l'expéditeur.

Pour vérifier la raison d’origine pour laquelle un e-mail a été marqué comme abandonné, essayez de revenir en arrière dans l’historique pour trouver le dernier événement où cet e-mail a été marqué comme ayant été refusé, et ce sera généralement la source du problème.

6 - Rejeté-Refusé (bounced)

Nombre d’e-mails qui ont été refusés au lieu d’être livrés.

Les e-mails refusés sont un échec de remise de l’e-mail, en fonction des conditions du serveur de messagerie du destinataire. Il existe 2 types d’échec :  

1. 1. 1. 1. 1. Défaillances permanentes : lorsque l’adresse e-mail du destinataire n’est pas valide : le nom de domaine n’existe pas (par exemple, gmmail.com qui n’existe pas) ou le destinataire est inconnu
            2. Échecs temporaires : lorsque l’e-mail passe sur le serveur de messagerie du destinataire mais qu’il est renvoyé sans être remis avant d’arriver au destinataire prévu. Un rebond progressif peut se produire car la boîte de réception du destinataire est pleine.

Les e-mails rebondis répétés se termineront dans la liste « à supprimer » et seront automatiquement supprimés (c’est-à-dire non envoyés)

7 - Spam signalé (spam)

Nombre de destinataires qui ont marqué votre e-mail comme spam.

Les e-mails répétés signalés comme spam se termineront dans la liste « à supprimer » et seront automatiquement abandonnés (c’est-à-dire non envoyés)